Budget aziendale: impostazione, controllo e gestione - Numilia

Budget aziendale: impostazione, controllo e gestione con Numilia

Numilia e la completa gestione del budget aziendele: dalla sua impostazione, al monitoraggio costante, fino alla reportistica finale. Vediamo nel dettaglio come impostare correttamente il budget e come è possibile controllarne al meglio l’avanzamento

Numilia ti aiuta nella gestione delle spese. E ora diventa ancora più completa grazie la gestione completa del budget aziendale.

Cos’è il budget?

Il budget è la meta da raggiungere, un numero di riferimento, un obiettivo di spesa o di guadagno. Ad esempio: all’inizio dell’anno si fa un analisi di quanto si vuole (o si deve) spendere per ogni categoria di spesa e ci si prefigge l’obiettivo di non superare mai quel limite. Chiamiamo quel limite budget aziendale. Non ha senso usare uno strumento di gestione delle spese senza avere un budget. Infatti il confronto tra quanto speso e quanto “disponibile” per la spese è un’attività che si fa anche inconsciamente.

C’è un budget per le spese e anche per gli introiti.
Se si fissa un importo ipotetico per le uscite, si può fare lo stesso per le entrate. In questo caso il limite avrà un significato diverso, il bilancio sarà positivo se quel limite verrà superato.

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Come impostare il budget aziendale

Numilia consente di impostare un budget mensile per ogni categoria inserita (ad esempio utenze telefoniche, marketing, spese di viaggio, ricavi, ecc.). Per farlo è necessario:

  • entrare nella sezione Entrate/Uscite > Categorie;
  • aprire il dettaglio di una Categoria ed esplodere la sezione Budget;
  • cliccare sulla tipologia di budget mensile, oppure annuale:
    • Budget mensile. Nel caso venga impostato su mensile, bisognerà inserire per ogni mese dell’anno un importo. Nota bene: se la categoria in considerazione è un’uscita tutti gli importi saranno negativi;
    • Budget annuale. Se il budget viene impostato su annuale, allora sarà sufficiente inserire un solo importo nella casella annuale: il budget verrà diviso in modo uniforme sui 12 mesi.
      inserire gli importi di budget nelle caselle dei singoli mesi o dell’anno;
  • cliccare su Conferma per salvare i dati.

Esempio 1: alla categoria “Utenze telefoniche” corrisponde una bolletta bimestrale di circa 200 Euro a partire da gennaio. In questo caso sarà utile inserire un budget come segue:

Esempio 2: alla categoria “Carburante auto” corrisponde una spesa annuale di 1200 Euro, ma non si ha la necessità di imputare mensilmente la spesa. In questo caso sarà sufficiente inserire il valore “-1200” complessivo nella casella Annuale. In automatico avremo una spesa di 100 Euro equamente distribuita nei 12 mesi:

 

In alternativa, per inserire più velocemente i budget delle categorie:

  • andare nella sezione Entrate/Uscite > Budget. In questa sezione viene presentata una visione complessiva di tutti valori di budget impostati. Vengono presentate tutte le categorie raggruppate per Entrate, Uscite ed Entrate/Uscite, e tutti i valori di budget.
  • cliccare su “Mostra consuntivo 2015” per visualizzare la riga contente il consuntivo delle entrate e delle uscite del mese corrispondente. In questo modo si potrà confrontare il budget inserito (o da inserire) con le spese effettivamente sostenute.
  • selezionare la tipologia di budget: mensile o annuale (analogamente all’esempio precedente)
  • inserire in ogni casella mensile o nella casella annuale, categoria per categoria, l’importo di budget desiderato
  • in alternativa si può usare il bottone Copia per inserire come budget mensile lo stesso valore di consuntivo ottenuto nell’anno precedente.
  • infine applicare tutte le modifiche cliccando su Salva in fondo alla tabella

Nota bene: la funzione Copia è molto utile nel caso in cui: non si sia inserito alcun budget; ci sia stata una registrazione accurata delle spese o degli introiti avvenuti l’anno prima; si decida che il consuntivo dell’anno passato sia coerente con le previsioni di spesa o di introiti dell’anno corrente

Ora che i valori di budget sono stati inseriti vediamo gli strumenti utili al controllo

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Come controllare il budget aziendale

Il budget delle categorie

Nella pagina che mostra l’elenco delle categorie è possibile avere una visione completa e sintetica della situazione economica corrente.

Infatti, per periodo di riferimento indicato nell’intestazione della tabella, è possibile vedere il consuntivo delle entrate/uscite rispetto al budget preimpostato e lo scostamento tra il budget e l’importo speso (o ricavato se si tratta di un’uscita). La barra di riempimento e i colori rosso, verde e arancione nella colonna dello scostamento consento di individuare subito le categorie che necessitano attenzione.

La barra grigia si riempie di colore blu in proporzione alla percentuale del consuntivo rispetto al budget. Tale percentuale è riportata all’interno della barra, allineata a destra.

Il report del budget corrente
Per ottenere un’analisi più accurata è sufficiente accedere alla pagina Report > Budget.


In questo Report è possibile:

  • selezionare quali colonne visualizzare: Saldo, Budget, Scostamento
  • selezionare un periodo di analisi a piacere (ad esempio: mese corrente, mese scorso, ultimi 3 mesi, etc.)
  • confrontare il periodo scelto con un altro periodo: Periodo precedente o Stesso periodo anno precedente

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Avvisi… cosa succede se sforiamo il budget

La cosa più importante che offre uno strumento come Numilia sono gli avvisi che sono mostrati in caso di sforamento di budget sia quando si consulta la pagina Home di Numilia oppure quando si inserisce un nuovo pagamento.

Nella colonna sinistra della Home c’è una una sezione Avvisi Budget che si popolerà con tutte le categorie per le quali budget è stato superato. L’utente verrà allertato quando il consuntivo annuale supererà il budget annuale e quando il consuntivo del periodo tra gennaio e il mese corrente supera il budget nello stesso periodo.

Inoltre, quando si aggiunge un nuovo movimento (ed è impostato un budget per quella determinata categoria), viene presentata la nuova situazione del budget in base all’importo dell’uscita o dell’entrata che si è inserita.

Con questi strumenti verremo sempre avvisati quando ci stiamo avviciniamo o stiamo superando il budget previsto.

Photo credit: morebyless cc


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Lorenzo

Mi occupo in Danea di progettazione e sviluppo software ...e many other things. Nel 1992 dopo l’esame di maturità compro il mio primo PC: un 386 con 8 MB di ram… Da lì comincia la mia carriera prima ...

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