Business plan ai tempi del Covid: 10+1 errori da non fare

La pandemia da Covid-19 ha avuto – e ha tuttora – fortissime ripercussioni sulla vita sociale ed economica a livello mondiale.

Come tutte le imprese e i liberi professionisti hanno imparato in questi mesi, in momenti come questo, le cose possono cambiare all’improvviso, e tali cambiamenti possono portare a errori in grado di minare profondamente la tenuta di un’impresa. Sappiamo bene quanto un buon Business Plan sia cruciale per la sopravvivenza di qualunque attività imprenditoriale, anche e soprattutto quando il contesto è imprevedibile e il minimo errore o distrazione possono costare cari.

Quali sono gli errori più comuni quando si stende un Business Plan in periodi di forte incertezza o crisi?

Ci sono errori molto comuni, praticamente dei classici, mentre altri sono il riflesso della crescente necessità di una pianificazione in grado di offrire i corretti strumenti di guida e gestione. Se il tuo Business Plan è stato fatto come si deve, sarà un ottimo strumento per prendere decisioni rapide, aggiustare il tiro tempestivamente e ottimizzare la gestione della tua azienda.

Ma quali sono, quindi, gli errori più comuni quando si stende un Business Plan? Ecco la nostra lista, aggiornata giusta giusta per dare il benvenuto al 2021, sperando ci aiuti rapidamente a lasciarci alle spalle il difficile 2020.

PRIMA DI INIZIARE – Se non sei sicuro che il business plan sia un documento utile, ti consiglio di leggere: Perché fare un business plan: a cosa serve e perché dovresti volerlo fare

Non stendere un Business Plan

Ancora troppi imprenditori pensano a un business plan solo quando avviano un’impresa o quando non hanno altra scelta. Ad esempio, quando un istituto di credito o un investitore lo richiede per approvare ed erogare un finanziamento.

Uno dei motivi è che si pensa non sia utile o strettamente necessario, o di non avere mai tempo per farlo, e si rimanda in continuazione.

“Sono troppo occupato a tirare avanti l’azienda” – è un mantra evergreen.

Il fatto è che più sei impegnato, più hai bisogno di un business plan, e corri il rischio di perdere di vista il quadro generale della tua attività perché continui a risolvere le piccole cose una alla volta. È un po’ come lasciar bruciare un’intera foresta cercando di spegnere ogni singolo cespuglio usando un secchio al posto di un Canadair.

Un business plan non deve per forza essere complesso e particolareggiato in ogni dettaglio, e implicare quantità esorbitanti di tempo e risorse. Puoi stendere il tuo Lean Plan in meno di 30 minuti. Vuoi scoprire come?

Ecco una guida che potrà fare al caso tuo: Lean canvas: un esempio di business plan semplice e veloce

Attenersi rigidamente a un unico piano aziendale senza aggiornarlo

Oggi più che mai, con una crisi ancora in corso e tante incognite ancora aperte, non ci si può permettere di pensare al business plan come a un piano unico ed immutabile. Un errore di questo tipo ti impedirà infatti di trarre tutti i benefici di una pianificazione basata sul concetto di processo, e quindi periodicamente soggetta ad analisi, controlli e revisioni.

In situazioni come queste, le cose cambiano da un giorno all’altro, e presupposti e previsioni possono sgretolarsi in un attimo. Stendere un business plan vuol dire considerare ogni singola connessione tra impegni, spese, obiettivi, cambi di prospettiva e andamento dei mercati.

Per questo, un business plan non è mai finito. Quando lo è, lo è la anche la tua impresa. Preparalo agile, snello e mantienilo sempre aggiornato e flessibile.

Perdere di vista la liquidità

Molti imprenditori tendono a pensare più in termini di profitto che in termini di denaro. Quando pensi a un nuovo business, pensi a quale potrebbe essere il costo della realizzazione del prodotto, come e dove potresti venderlo e cosa potresti guadagnarci per ogni singola vendita.

Siamo abituati a pensare al concetto di business come alla differenza tra ricavi e costi. Purtroppo, però, per gestire e mantenere un’attività non si spendono profitti, ma si spende denaro.

Capire e gestire i flussi di cassa è alla base di ogni business plan, è l’unica tabella che davvero non può mancare. Se la gestione dei flussi di cassa (cash-flow) è un argomento che non conosci particolarmente, abbiamo scritto una utile guida pratica introduttiva in merito: Cash flow e liquidità aziendale: guida pratica ai flussi di cassa. 

Dare per scontata la validità della tua idea o il modello di business

Nel mondo imprenditoriale si tende per lo più a pensare che l’idea sia alla base del successo. Certo, l’idea conta. Ma per iniziare un nuovo business servono prima di tutto tempo, capitali, perseveranza e buon senso.

Sono veramente rari i casi di business di successo fondati esclusivamente su idee innovative, perché più un’idea è originale e più, in genere, è difficile da mettere in pratica. Un’idea nuova è un salto nel buio, la gente può non comprenderla e non avere fiducia nel fatto che possa funzionare.

Un business plan non serve a vendere nuove idee agli investitori, ma a riassumerne le prospettive di successo. Chi investe, lo fa nelle persone e nel loro business, non nelle loro idee. Ugualmente, come imprenditore devi essere onesto verso te stesso e guardare con occhio critico al tuo piano aziendale per capire se il tuo business ha reali potenzialità.

Un business plan, di fatto, non è altro che un modo per presentare una serie di informazioni, per cui dovrai assicurarti di essere in grado di disegnare in maniera convincente (basandoti su fatti) il tuo piano in modo da poter in primis convincere te stesso della solidità del progetto.

Leggi anche: Sviluppare nuove idee di business: come valutarle e testarle in 5 giorni col metodo Google

Farti travolgere dalla pianificazione

Redigere un business plan non è così complicato come potrebbe sembrare. Non devi scrivere una tesi di dottorato o un romanzo. Come abbiamo già visto, un semplice Lean Plan è composto da poche pagine di elenchi puntati, tabelle e proiezioni essenziali.

Qualche tempo fa abbiamo scritto una guida pratica dedicata proprio su come impostare un Lean canvas, ma ci sono moltissimi libri dedicati ad imprenditori e professionisti – come ad esempio “Partire leggeri. Il metodo Lean Startup: innovazione senza sprechi per nuovi business di successo” di Eric Ries – su questo argomento.

L’importante è non fermarsi alla forma, ma concentrarsi sulla sostanza. Ciò che conta è cosa pianifichi, non come lo scrivi.

Obiettivi vaghi e indefiniti

Lascia perdere le formule da imbonitori o comunque enfasi roboanti come “idea infallibile”, “successo assicurato”, o l’evergreen “facciamo un botto di soldi”. Primo, non ci crede più nessuno. Secondo, darai una pessima immagine di te.

Ricordati sempre che l’obiettivo di un business plan è il conseguimento di ben specifici risultati, che vanno monitorati, tracciati e aggiornati. Bisogna considerare scadenze, responsabilità gestionali, budget e traguardi. Solo a questo punto puoi andare avanti.

Per quanto possa essere ben scritto e ben presentato, un business plan funziona solo se produce dei risultati specifici.

Un metodo semplice, e forse il più usato al mondo, per definire obiettivi è il cosiddetto “Obiettivi SMART” sfruttato sia per tracciare obiettivi aziendali che personali. 

Leggi anche: Esempio di Business Plan: come farlo in modo semplice

Ad ognuno il suo business plan

Non esistono formule magiche e non esiste il business plan universale. Per avere possibilità di successo, il tuo business plan dovrà essere fatto su misura per la tua idea imprenditoriale.

Ci sono diversi tipi di business plan, e hanno diverse peculiari funzioni. Possono essere dei semplici documenti di vendita per illustrare un nuovo business. Possono essere Lean plan flessibili, oppure piani di azione molto strutturati con inclusi  piani finanziari e di marketing pluriennali, ecc… Possono servire a lanciare un nuovo business, a migliorare la gestione di un’attività già esistente o a cambiare completamente rotta ad un progetto.

Sviluppa il business plan in base ai tuoi obiettivi e non lasciare che il processo di pianificazione prenda il sopravvento.

Priorità confuse

Ricordati, strategia significa focus. Se non metti in ordine le tue priorità, non potrai avere una visione chiara dei traguardi e degli obiettivi da raggiungere.

Per mantenere il giusto focus, ti conviene iniziare con una lista di tre o quattro priorità. Una lista di priorità con 20 punti non è né strategica né efficace. Tieni a mente il principio Less is More: più priorità ci sono nella lista, meno saranno importanti.

Ci sono diverse tecniche per aiutarti a individuare e organizzare le tue priorità, come il Metodo MoSCow, la Matrice di Eisenhower o il metodo S.M.A.R.T. Le puoi trovare riassunte in questa guida.

Proiezioni di crescita approssimative

È facile prevedere che all’inizio sarà tutto più difficile ma poi le cose si metteranno in moto e tutto andrà per il meglio. Basterà “prendere il giro” e via.

Ma, questa non può essere considerata una proiezione di crescita. Nel dubbio, meglio essere meno ottimisti, e prevedere diversi scenari. Le proiezioni devono mantenere il giusto equilibrio tra prudenza, ottimismo e realismo, quindi occorre pensare di procedere per gradi, conoscere le proprie possibilità e monitorare la situazione giorno per giorno.

Non guardarsi intorno

Il 2020 ci ha insegnato come le cose possano cambiare da un momento all’altro: il mondo intorno a noi, le nostre abitudini, i nostri rapporti con le persone hanno dovuto affrontare una situazione davvero fuori dal normale.

In uno scenario così mutevole, bisogna costantemente controllare, ritoccare, revisionare il business plan. Non è il documento in sé che fa la differenza, ma il fatto di saperlo utilizzare e adattare alle necessità e alla situazione del momento, usandolo come un navigatore GPS per orientarti e trovare la giusta direzione a seconda di cosa sta succedendo intorno a te.

In pratica, è come se la strategia a lungo termine e gli obiettivi prefissati siano la destinazione a cui vuoi arrivare. Il business plan ti fornisce un “percorso consigliato”, basato su milestones e metriche di misurazione, ovvero le tappe consigliate, la stima del consumo di carburante, i pedaggi, ecc. Ma dovrai costantemente rivalutare e riconsiderare questo tipo di informazioni modificando il tuo percorso a seconda delle condizioni contingenti, come un ingorgo stradale o le previsioni meteo.

Per raggiungere una destinazione è necessario sterzare, frenare, ripartire per evitare ostacoli e per fermarsi alle tappe previste (carburante, cibo, riposo…). Pianificare il viaggio ti sarà indispensabile, ma sarai comunque tu a dover modificare e aggiornare il percorso in base ai fattori esterni.

Attenersi strettamente al piano

Per quanto possa sembrare strano, non ha senso attenersi ad un piano a tutti i costi.

In molti casi, il tuo business plan prima o poi si rivelerà male informato, poco accurato o semplicemente inefficiente.

Avere un business plan non significa eliminare a priori le opzioni alternative o non essere flessibili. Significa avere uno strumento in grado di mostrarti connessioni e interdipendenze, e che ti renda capace di adottare i giusti cambiamenti in modo rapido ed efficace.
Un business plan, in sostanza, deve assicurarti la maggior rapidità di scelta possibile.

Seguendo questi consigli, potrai utilizzare al meglio uno strumento indispensabile per tenere d’occhio il tuo business e modificare la tua strategia in modo rapido ed efficiente anche in un periodo così complesso come quello che stiamo vivendo.

Se non sai come iniziare a scrivere il tuo business plan, qui trovi una guida passo passo dedicata: Cos’è e come fare un Business Plan. La Guida completa di Danea