Come redigere un business plan: introduzione e guida alla redazione

Il business plan è un documento fondamentale per ogni attività imprenditoriale, dalla più semplice e tradizionale alla più complessa e innovativa. Un documento che descrive l’idea d’impresa e il programma per la realizzazione dell’idea stessa. Semplificando possiamo dire che la definizione di business plan è: una descrizione del futuro di uno specifico business.

Il business plan ha molteplici funzioni e può essere di fondamentale aiuto, sia per chi lo redige che per chi lo legge, nello svolgere una serie di compiti strategici e gestionali. Può essere utile a imprenditori in cerca di investimenti per trasmettere la loro visione ai potenziali investitori. Può essere utilizzato da imprese che stanno cercando di attrarre dipendenti chiave (ad es. un marketing manager di una società importante, un direttore commerciale di rilievo, un capo officina specializzato o un cuoco rinomato), per la ricerca di nuovi partner commerciali, per trattare con i fornitori, ecc… Ma, la funzione più condivisa, centrale e spesso sottovalutata è quella gestionale: ovvero per comprendere come gestire al meglio l’attività.

In sintesi, il business plan trasmette gli obiettivi aziendali, le strategie che si metteranno in atto per raggiungerli, i potenziali ostacoli che potrebbero creare difficoltà e le vie possibili per risolverli, la struttura organizzativa dettagliata dell’attività, e, infine, il capitale necessario per finanziare l’impresa e i tempi necessari per arrivare a pareggio e cominciare a produrre profitto.

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Quanto lungo deve essere il Business Plan?

Una delle prime perplessità che sorgono quando si comincia a redigere il primo business plan riguarda solitamente la lunghezza e la composizione del documento.

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Un business plan completo, ovvero la forma più complessa, è composto da almeno i seguenti 9 capitoli o sezioni:

• Executive Summary
• La descrizione dell’impresa
• La descrizione ed illustrazione dei prodotti o servizi
• L’analisi del settore
• L’analisi di mercato
• La strategia di marketing
• La struttura del management
• Il piano di realizzazione o piano operativo
• L’analisi finanziaria: capitali necessari e informazioni finanziarie

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La lunghezza del documento potrà variare da una singola pagina al centinaio nel caso di business molto complessi. Mediamente un business plan consisterà di 15 – 20 pagine, ma come anticipato, sono possibili ampie variazioni dalla norma.

Molto dipenderà, quindi, dalla natura del business e dallo scopo dello stesso. Se il business plan si riferisce ad una attività “semplice” (ad es. una cartoleria o un’attività artigianale di termo-idraulica) e l’obiettivo è puramente quello di gestione sarà possibile sintetizzare il tutto in 3-4 pagine. D’altra parte, se si sta progettando il lancio di un nuovo tipo di attività innovativa o addirittura una nuova industria o un business particolarmente complesso e l’obiettivo è quello di trovare finanziatori per diversi milioni di euro, il documento richiederà di certo una descrizione più ampia e dettagliata.

Chi ha bisogno di un business plan?

Ad oggi l’unica persona che non ha bisogno di un business plan è una persona che non conduce affari, mentre, qualunque attività in qualsiasi fase di vita, di qualsivoglia estensione che consumi risorse significative (denaro, energia o tempo) e che dovrebbe restituire un profitto, dovrebbe investire del tempo per elaborare il proprio piano.

Startup

Il business plan è solitamente il documento tipico che occupa mente e tempo dell’imprenditore in cerca di fondi per l’avvio di una nuova impresa. Molte grandi realtà hanno visto la loro nascita sulla carta prima ancora che si spendesse nemmeno un euro per il loro avvio. Il piano in questo caso è spesso utile per convincere gli investitori (siano questi privati, venture capitalist o banche) ad investire il capitale necessario per dare vita al progetto descritto nel business plan.

La maggior parte dei libri e delle guide sulla pianificazione aziendale sono spesso volti a questo tipo di situazione. Per le start up, la stesura del business plan, è poi fondamentale per analizzare, progettare e affinare al meglio l’idea di business comprendendone rischi e opportunita. Tuttavia, è un errore pensare che solo le nuove attività necessitino di un piano aziendale. Come già detto, il business plan è utile in tutte le fasi di vita dell’azienda, sia che lo scopo sia quello di reperire i fondi di partenza sia che si stia cercando di capire come investire un surplus di capitale.

Imprese già avviate

Un altro caso tipico, in cui si spende molto tempo per la produzione del business plan, sono le attività già avviate, che dopo alcuni anni di attività, si avvicinano ad una svolta nella crescita del business e hanno la necessità di analizzare e progettare i passi che porteranno l’attività a “scalare” ed espandersi. Un business plan in questa fase non solo permette la programmazione della gestione dell’esistente ma soprattutto una seria analisi e pianificazione della crescita.

Le imprese che si trovano in una fase intermedia e sono pronte a fare un passo importante possono inoltre avere anche la necessità di trovare finanziamenti per accellerare il processo. Nel caso di molteplici scopi può essere utile avere anche versioni differenti del piano a seconda dello scopo.

Ogni quanto aggiornare il Business Plan?

Non esiste una prassi in merito all’aggiornamento periodico del business plan, ma senza dubbio si possono individuare alcuni casi palesi che più di altri suggeriscono il momento per un aggiornamento.

• L’aggiornamento forse più ricorrente è quello legato ai periodi finanziari. E’ fondamentale aggiornare il piano annuale allineandolo ai nuovi obiettivi e alle nuove risorse. Se il settore in cui si sta operando è in rapida evoluzione il piano potrebbe essere addirittura semestrale, trimestrale o mensile.
• La necessità di reperire finanziamenti è un momento chiave per la redazione e aggiornamento del business plan. Istituti di credito e finanziatori necessitano e solitamente richiedono un piano aggiornato per prendere decisioni di finanziamento.
• I cambiamenti di mercato significativi, ad es: un nuovo concorrente, un cambiamento nei gusti dei clienti, cambiamenti normativi, ecc… possono fortemente influenzare le sorti di una attività. Un aggiornamento del piano in questi casi permette di aggiornare la propria visione sul mercato e sulla realtà in cui si è immersi.
• Quando si è in procinto di sviluppare un nuovo prodotto, tecnologia o servizio; aggiornare il business plan non è una scelta, ma un dovere! Domandarsi come la novità influenza l’azienda, le sue attività, progetti e offerta è essenziale.
• Altro momento topico è in concomitanza con i cambiamenti di gestione. Nuovi manager o soci dovrebbero ottenere informazioni quanto più aggiornate su azienda e obiettivi.
• Infine, sembrerà banale, ma rifare il business plan nel momento in cui questo non rispecchia più la realtà è una delle condizioni più sottovalutate dalle aziende.

Quindi, qual è il business plan più adatto a me?

I business plan condividono molti elementi in comune e alcuni obiettivi. Ma come già detto i piani aziendali non sono tutti uguali e a seconda dell’attività in oggetto e lo scopo del piano potrebbe essere necessario scegliere una tipologia di business plan piuttosto che un’altra.

La scelta del tipo di piano è molto simile a quella di un abito, ogni occasione ne richiede uno specifico. Il piano può fortemente variare nella lunghezza, nell’aspetto, nella profondità dei dettagli e il punto di vista o gli accenti posti sulle vari dettagli.

Esistono grosso modo tre tipi distinti di business plan:

• Miniplan: solitamente corto e asciutto.
• Piani di lavoro: tipicamente più voluminosi e dettagliati.
• Piani di presentazione: il business plan tipicamente utilizzato per essere esposto a potenziali finanziatori, partner, collaboratori, stakeholder, ecc…

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Il Miniplan

Il mini business plan è solitamente molto sintetico, può raggiungere al massimo una decina di pagine e include di base almeno: l’idea e la descrizione del business, le esigenze di finanziamento, il piano di marketing e il piano operativo (di realizzazione). Molto utile può essere la scelta di prevedere degli approfondimenti sulla gestione dei flussi di cassa in entrata e uscita e quindi sulla liquidità aziendale, e la proiezione di bilancio.

Senza dubbio il miniplan è perfetto per analizzare rapidamente un’idea di business o per misurare l’interesse di un potenziale partner o investitore minore. Può essere utile anche come introduzione o preludio ad un business plan completo che in una fase preliminare può risultare eccessivamente oneroso sia nella produzione che nella lettura.

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Il piano di lavoro

Il cosidetto “working plan” è lo strumento tipico per la gestione di un’impresa. Solitamente questa tipologia di business plan è particolarmente voluminosa e può, nei casi più complessi, raggiungere le diverse decine di pagine.

Il working plan è ad uso principalmente interno, deve andare in profondità senza tralasciare dettagli, ma l’esposizione deve saper essere asciutta e diretta. Può risultare quindi funzionale esporre ogni argomento in modo sintetico anche se completo, rimandando per ogni sezione ad allegati e capitoli di approfondimento creando un documento completo, approfondito ma agilmente consultabile.

Il piano di lavoro solitamente non necessita di particolari fronzoli estetici o espositivi, anzi. E’ un documento gestionale creato per l’impresa stessa, è come la cazzuola del muratore o il furgone per il vettore, non è stato creato per fare bella mostra di sè, ma per essere usato!

Il Piano per la presentazione

Se si prende il piano di lavoro, lo ripulisce dai tecnicismi e dall’approccio informale, e lo si completa dandogli un taglio maggiormente business nel linguaggio usato e nell’esposizione avremo un perfetto business plan ideale per la presentazione della propria azienda a banchieri, investitori o simili.

Nella stesura di questo tipo di piano è quindi necessario tenere a mente che i destinatari non avranno familiarità con le operazioni o con i prodotti specifici, ma sicuramente avranno una grande familiarità con la parte gestionale, economica e finanziaria. Per convincere l’interlocutore serve quindi parlare la sua lingua in modo da abbattere ogni possibile barriera comunicazionale.

Chiaramente il piano di lavoro è molto legato alle attività più pratiche dell’impresa e il piano per una presentazione richiede quindi delle integrazioni. Sarà quindi ad esempio necessario inserire un’analisi completa, onesta e rigorosa di minacce competitive e rischi, seguita da potenziali soluzioni.

E’ importante ricordare che questo business plan è ideato appositamente per convincere e catturare l’attenzione. Fondamentale è quindi non solo la cura maniacale dei contenuti, ma anche della forma e della presentazione.

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