Fatturazione: 10 errori da evitare nella gestione delle fatture

Una corretta fatturazione è un elemento decisivo nel rapporto con i tuoi clienti, soprattutto perché è strettamente correlata al fatto di richiedere e ricevere il pagamento per la vendita dei tuoi prodotti o servizi. Le fatture sono documenti ufficiali che sanciscono transazioni di denaro e che testimoniano un rapporto economico tra due parti, ovvero tra te in quanto fornitore di beni o servizi e un tuo cliente in quanto acquirente pagante.

Eppure, capita spesso di commettere errori di fatturazione, a volte solo apparentemente banali, che possono alla lunga avere conseguenze spiacevoli non solo per il rapporto tra te ed i tuoi clienti ma anche per la gestione amministrativa, finanziaria e fiscale della tua attività.

Ecco 10 tipici errori che possono finire per creare grossi problemi.

#1- Non spedire le fatture

Può sembrare assurdo, ma questo è proprio l’errore più comune. Come puoi pretendere di essere pagato da un cliente se non gli hai ancora mandato la fattura? Anche nel caso in cui avessi un rapporto continuativo, ad esempio un servizio di consulenza, che comporti un’entrata fissa mensile, non puoi e non devi pretendere che sia il cliente a doversi ricordare quando deve pagarti. Inviare la fattura sarà il primo e il miglior modo per ricordarglielo.

Tenendo traccia delle fatture emesse e della situazione dei loro pagamenti potrai inoltre avere ogni mese un quadro generale dell’andamento della tua attività, dei prodotti o dei servizi più richiesti, e del tuo parco clienti.

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#2- Non fatturare tempestivamente

Il momento migliore per inviare una fattura è “subito”, appena hai fatto quello che dovevi fare: vendere un prodotto, fornire un servizio, o terminare un progetto.

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Perché aspettare? I clienti possono avere modalità e tempistiche di pagamento diverse, meglio quindi giocare sempre di anticipo e fatturare appena ne hai la possibilità. Rimandando, rischi di “perdere il giro”.

Se ad esempio un tuo cliente è abituato a contabilizzare e a pagare tutti i fornitori il giorno 10 del mese, mandando la tua fattura l’11 dovrai probabilmente attendere il giorno successivo.

Se poi hai la fortuna di avere diversi clienti, rimandare l’emissione di una fattura può addirittura portarti a dimenticartene del tutto.

Un ritardo nella fatturazione equivale a un ritardo nel pagamento. Semplice, no?

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#3- Inviare le fatture al destinatario sbagliato

Una delle principali cause del ritardo di un pagamento è data dal fatto che la tua fattura passi di mano in mano prima di arrivare alla persona giusta. Ammesso che ci arrivi, perché potrebbe anche perdersi per strada.

Se il tuo cliente è un’azienda mediamente strutturata, assicurati di avere un referente specifico a cui inviare le tue fatture. Ma anche nel caso di piccoli clienti, non dare nulla per scontato: anche una semplice partita IVA individuale può avere una sede operativa e una sede amministrativa distinte. Assicurati di avere tutti i dati e tutte le informazioni necessarie per inviare le tue fatture alla persona giusta nel posto giusto. Se invece invii le tue fatture per e-mail ricorda di mettere sempre in copia conoscenza anche il tuo referente commerciale.

Controlla sempre l’intestazione della tua fattura e l’indirizzo a cui stai per inviarla. Se è già spiacevole inviarla alla persona sbagliata all’interno dell’azienda giusta, pensa a quanto possa esserlo inviandola addirittura all’azienda sbagliata! È un errore che può capitare più facilmente di quanto tu possa pensare, soprattutto se fornisci beni o servizi simili a più clienti. Occhio!

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#4- Non specificare termini e condizioni di pagamento

La tua fattura parla di te. E per questo deve sempre ricordare ai tuoi clienti la tua policy, i metodi di pagamento da utilizzare, i termini di pagamento od eventuale dilazioni (alla consegna, 30 gg, 60 gg…) concordate in fase contrattuale con il cliente, possibilmente indicando una data esatta. Tra “da saldare entro 30 giorni dalla ricezione” e “da saldare entro il 12/06/2017” è evidente che specificare una data precisa è più incisivo e più facile da ricordare per il cliente.

Anche se è una pratica che ancora non tutti vedono di buon occhio e poco applicata, nelle clausole e nelle note della fattura puoi anche proporre una piccola scontistica qualora la fattura venisse saldata immediatamente e una penale qualora non vengano rispettati i termini di pagamento.

Sii chiaro anche sul modo in cui vuoi essere pagato, fornendo nella fattura tutte le informazioni necessarie, come ad esempio le tue coordinate bancarie. Se possibile, prevedi più di una forma di pagamento, magari includendo anche la possibilità di utilizzare carte di credito o PayPal.

Infine, non tralasciare eventuali diciture legate al tuo regime fiscale, all’applicazione o meno di IVA, ritenuta d’acconto ed eventuali altre tassazioni.

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#5- Non dettagliare la fattura

Non essere superficiale, e scorpora nella tua fattura ogni singola voce. Il tuo cliente deve sapere esattamente cosa ti sta pagando. Se ad esempio hai realizzato un sito web, non scrivere semplicemente “Realizzazione sito web = prezzo finale”, ma specifica ogni singola attività che hai svolto (hosting, registrazione dominio, realizzazione grafica, elaborazione dei contenuti, inserimento dei contenuti, test…), assegnando a ciascuna la propria tariffa.

Non devi raccontare una storia ma fornire una documentazione, quindi evita i giri di parole ed usa un semplice elenco puntato o una tabella in modo che sia tutto chiaramente visibile e comprensibile.

#6- Aggiungere maggiorazioni non concordate

I tuoi clienti devono sapere esattamente quanto ti dovranno pagare. Non puoi permetterti di omettere in fase di preventivo nessun tipo di dettaglio, tanto più se questo può comportare un esborso inaspettato. Andiamo sul semplice: hai un B&B e hai concordato un prezzo con un tuo ospite. Al momento di emettere la fattura, però, gli aggiungi come niente fosse la tassa di soggiorno, di cui non avevi mai fatto menzione. Non è bello, anche se si tratta di una cifra minuscola.

Questo vale per ogni tipo di sovrattassa, ma anche per eventuali voci che non sono state discusse a tempo debito. Se ad esempio ti viene commissionata la traduzione di un testo e in corso d’opera il cliente ti chiede un’aggiunta, ferma tutto e adegua il preventivo di conseguenza, sottoponiglielo, fattelo approvare, e poi riprendi il tuo lavoro. Non continuare come se nulla fosse per poi fatturare un importo diverso da quello inizialmente concordato.

È anche tuo compito fare in modo che il cliente percepisca il valore del tuo lavoro. Se poi, in virtù del tuo interesse a mantenere un certo tipo di rapporto, preferisci non ritoccare il preventivo e abbonare l’aggiunta, fallo pure, ma fai in modo che il cliente sia consapevole che si è trattato di una tua scelta.

#7- Trascurare il testo e la formattazione

Come abbiamo già detto, la tua fattura parla di te. È un documento che rappresenta la tua attività, e in quanto tale va curato in tutti i dettagli. Errori di battitura o addirittura di calcolo, numerazioni e date sbagliate, dimenticanze di vario tipo non solo ti fanno apparire poco professionale, ma possono compromettere l’esito stesso del pagamento oltre a trasformarsi spesso in un buco nero di tempo sprecato per la correzione.

Prima di inviare una fattura, controlla attentamente ogni sua parte, dalla tua intestazione a quella del cliente, verifica di non aver omesso alcuna voce e di aver fatto i giusti conteggi. Inoltre, controlla sempre la data di emissione e la numerazione della fattura.

Cerca di usare sempre lo stesso template per tutte le tue fatture, in modo che siano immediatamente riconoscibili dai tuoi clienti. Basta una formattazione pulita e chiara, evitando qualunque orpello grafico, mantenendo uno stile asciutto e diretto.

Non azzardarti a inviare fatture in formato testo o in foglio elettronico. Esiste il formato PDF, usalo!

Clienti che non pagano? Leggi anche l’articolo sugli interessi moratori.

#8- Omettere il tuo logo

Ti abbiamo già ricordato che la tua fattura parla di te? Forse non abbastanza. In quanto documento che i tuoi clienti ricevono, stampano e conservano, perché la tua fattura non dovrebbe avere in bella vista il tuo logo aziendale? In questo modo, diventa una sorta di biglietto da visita, dove accanto al logo inserirai i tuoi contatti, il tuo sito web e qualunque altra informazione possa servire a individuarti e contattarti anche da altre persone.

Gestisci una carrozzeria? Un tuo cliente consegna la tua fattura al suo commercialista, lui mentre la registra vede il tuo logo, e la prossima volta che qualcuno gli riga la macchina magari gli torna in mente et voilà, un nuovo cliente!

#9- Non avere un backup delle tue fatture

Assicurati di avere sempre una copia di sicurezza delle tue fatture. Se utilizzi un pc dedicato alla gestione amministrativa, conserva delle copie di sicurezza in un’unità esterna o, ancora meglio, utilizza sistemi di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o One Drive.

Archivia le tue fatture in modo ordinato sfruttando diversi supporti, per non rischiare di perderle e di dover inseguire i clienti per recuperare delle copie, non ci faresti una bella figura.

Se poi usi un software di fatturazione o un gestionale, questi includono ormai delle funzioni di backup, motivo in più per utilizzarli.

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#10- Trascurare i pagamenti arretrati

Purtroppo, il solo fatto di aver emesso una fattura non assicura che questa venga effettivamente saldata, a meno che, ovviamente, non sia stata emessa “per cassa” e quindi dopo l’avvenuto pagamento. Ma, se un cliente non paga entro i termini stabiliti, non perdere tempo e agisci.

Più tempo concederai ad un cliente insolvente e più quest’ultimo resterà insolvente, in poche parole più passa il tempo e più aumenta il rischio che quella fattura non ti venga saldata per nulla.

Non appena la scadenza di pagamento è stata superata, inizia ad inviare una mail di richiamo alla settimana, magari iniziando con un tono morbido del tipo “Buongiorno, non ho ricevuto il saldo della fattura XXX, potete cortesemente verificarne lo stato di avanzamento”, per poi essere sempre più diretto. Non farti prendere da falsi scrupoli e soprattutto non vergognarti di chiedere quanto ti spetta di diritto. È incredibile quante persone si sentano a disagio in situazioni come queste e trascurino di incalzare un cliente in ritardo con i pagamenti.

Se poi la cosa va per le lunghe, schiarisciti la voce, fai un bel respiro e attaccati al telefono.

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Photo credit: Sebastien Wiertz – cc.