Fornitori di condominio: suggerimenti per la selezione

L’amministratore di condominio svolge un’attività che richiedere il sapiente bilanciamento tra qualità del servizio, tutela del proprio operato e soddisfazione dei condomini.

Tra le attività più delicate vi è la scelta dei fornitori e la gestione delle morosità condominiali.

L’opera di un fornitore di qualità si riflette direttamente sulla qualità della vita degli abitanti del condominio.
Quando i servizi sono svolti in modo eccellente, i condomini vivono in un ambiente pulito, sicuro e ben curato.
Al contrario, se i servizi sono scadenti, i disagi diventano immediatamente evidenti e i condomini iniziano a perdere fiducia nella gestione.

Mediare tra queste esigenze è possibile grazie anche grazie alla conoscenza degli strumenti giusti: per queste ragioni oggi ti parleremo di alcuni accorgimenti utili a selezionare i fornitori di beni e servizi.

Nell’esperienza quotidiana, spesso le imprese ritengono che avviare il rapporto con un fornitore non comporti un rischio, se non quello di ricevere un prodotto/servizio di scarsa qualità.

Tuttavia, non è così e nelle imprese più evolute la selezione dei fornitori è un’attività specializzata e fondata su una valutazione ancora più strutturata e completa di quella applicata ad esempio a un cliente per prevenire il rischio di credito.

A seguire ci concentreremo sui criteri applicabili alla selezione dei fornitori, tramite indicatori e valutazioni oggettive che ciascuno può applicare in autonomia.

Per la gestione quotidiana dei fornitori, invece, è possibile far affidamento su un programma fornitori di condominio.

Selezione fornitori: un’attività da gestire con consapevolezza

La selezione dei fornitori è un’attività che spesso viene svolta sulla base dei soli criteri di economicità.

Tuttavia, esistono criteri oggettivi che è possibile verificare per garantire ai condomini maggior qualità e affidabilità del servizio. Ciò risulta fondamentale nell’interesse del condominio amministrato, nonché a tutela dell’Amministrazione condominiale.

Verificare i fornitori è un’attività che si basa sulla definizione di specifiche dimensioni, che sono applicabili a qualsiasi fornitore, in ogni settore, e soprattutto possono essere definite a priori ossia senza aver esperienza di collaborazione con lo specifico fornitore, laddove la qualità è verificata a posteriori.

Tra gli elementi che si possono valutare da subito a priori, e che quindi sono sempre replicabili, abbiamo i seguenti:

• la solidità e quindi la continuità dell’impresa,
• il rispetto delle normative applicabili, sia generiche che specifiche,
• la reputazione del management, anche in relazione all’esperienza che questo ha avuto in altre imprese.

Di seguito ci soffermiamo ad analizzare le dimensioni d’analisi e la finalità con cui vengono misurate.

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Continuità e solidità

Tra le dimensioni d’analisi abbiamo la solidità e la continuità che riguardano la capacità dell’impresa di continuare a operare nel tempo, garantendo la fornitura dei servizi per la quale è stata ingaggiata.

Immaginiamo di ingaggiare un’azienda che si occupa di manutenzione degli ascensori ed è tenuta a intervenire 24/24 in caso d’emergenza: chi resta bloccato nella cabina deve ben sperare che la continuità del servizio sia garantita!

Valutare la continuità richiedere di volgere lo sguardo in due direzioni, al passato e al futuro.

Al passato, guardando alcuni elementi in senso storico:

• Da quanti anni opera l’impresa? Ciò può esser verificato tramite la visura camerale.
• Quale è il numero di dipendenti? Anche in questo caso la visura camerale è rivelatrice.
• I risultati economici recenti sono stati positivi? Si guardi ai bilanci d’esercizio, chiaramente nel caso di società di capitali (SRL, SPA) che sono i soggetti tenuti a depositarli.
• L’azienda e i suoi esponenti sono gravati da protesti, pregiudizievoli, o sono stati coinvolti in procedure concorsuali? Andrebbero a tal fine consultate fonti multiple, tra queste la camera di commercio, dei database privati, le conservatorie dei tribunali.

In prospettiva, ci sono elementi che permettono ragionevolmente di capire se l’impresa è dinamica e strutturata:

• Recentemente ha presentato nuovi prodotti, ovvero effettua una buona comunicazione? Un sito web aggiornato, la partecipazione a manifestazioni e una pagina social curata son tutti elementi che segnalano quanto un’impresa si attenta e attiva.
• Tra le certificazioni c’è la 22301, detta “business continuity”? Se un’impresa fornisce servizi critici (ad esempio il “pronto intervento” per manutenzione), senza i quali non si può stare per più di poche ore, allora è buona cosa che si doti di una certificazione di continuità: in sostanza l’impresa esamina ogni aspetto della propria operatività per accertare la presenza di garanzie opportune a rimediare, anche temporaneamente, a tutti gli eventi avversi.

Se si tratta di imprese familiari, sarebbe opportuno capire informalmente se ci sono altri soggetti che, in assenza del titolare, possono svolgerne le funzioni, pure in una logica temporanea.

Attenzione: continuità non significa poter operare sempre e comunque, a fronte di qualsiasi evento. Continuità significa fare il possibile per garantire la resa dei servizi secondo criteri di necessarietà dello stesso.

Danea è partner di Cheope, storica impresa attiva nel settore della business intelligence.

Tramite il sito web “Verifika.it” di Cheope, i clienti di Domustudio possono richiedere il servizio “Insider Investigato”, che aiuta a valutare al meglio i requisiti di un possibile fornitore.

Compliance

Passiamo a un’altra dimensione d’analisi, quella relativa alla compliance del fornitore, ossia alla capacità dell’impresa di rispettare tutte le normative applicabili.

Non è possibile condurre un’attività corretta e trasparente fino a quando ogni controparte dell’amministrazione è rappresentata da soggetti rispettosi a loro volta delle normative nazionali.

Compliance è un termine inglese traducibile con “osservanza” (l’aggettivo del termine è invece compliant, detto ad esempio di azienda).

Parliamo pertanto di “compliance con la normativa applicabile” in relazione a norme:

• Fiscali e contabili: l’impresa ha ricevuto contestazioni relative ad aspetti tributari?
• Su lavoro: l’impresa fa operare i suoi dipendenti in sicurezza, stante la tipologia di attività? in questa sfera è opportuno richiedere sempre il DURC aggiornato, ossia quel documento che attesta la regolarità contributiva dell’azienda.
• Ambientali: nel contesto attuale, dove l’ambiente è in cima alla lista delle priorità, è rilevante capire se all’impresa sono state contestate irregolarità ambientali, soprattutto per quelle che operano in settori a rischio (smaltimento rifiuti, spurghi, altri).
• Privacy: se l’impresa fornitrice tratta dati personali, andrebbe responsabilizzata con una nomina a responsabile del trattamento, o perlomeno andrebbe richiesta una informativa privacy ben strutturata.
• Settoriali: operare in alcuni settori richiede abilitazioni specifiche. Ad esempio, le società che forniscono servizi di informazione commerciale hanno una licenza apposita per operare in quel mercato. Allo stesso modo un commercialista deve essere iscritto a un albo, così come un avvocato all’ordine.

Stante la tipologia di normative, la loro applicabilità e il grado di pubblicità di questi dati, non è facile verificare tutti questi elementi.

La combinazione tra fonti aperte (giornali), documenti ufficiali richiedibili al fornitore (DURC) e la richiesta di dichiarazioni di compliance (nomina a “responsabile esterno del trattamento dati”, altre) risulta la più efficace e praticata per valutare una parte di rischi rilevanti.

Reputazione

La reputazione del management è una dimensione fondamentale e spesso è un elemento sufficiente a decidere se avviare o meno una collaborazione.

Una considerazione doverosa è che l’impresa è fatta da persone e ciò non vale solo per un’impresa individuale.

La considerazione si amplia a un’impresa con numerose persone, coinvolte e formate secondo gli standard morali e professionali del titolare. Ciò è più vero in Italia che in altri paesi europei, in quanto il nostro paese ha un alto numero di aziende familiari nelle quali il fondatore, insieme alla sua famiglia, è spesso anche manager di più aspetti.

Fatta questa considerazione, la reputazione è un elemento che viene riscontrato secondo l’esperienza passata che suggerisce plausibilmente la probabilità che un fatto si verifichi o meno. Nel nostro caso, la reputazione del soggetto sarà rivelatrice di parametri quali la qualità del servizio reso e la disponibilità del soggetto.

Inoltre, la reputazione di un soggetto col quale collaboriamo è qualcosa che si estende anche noi, al nostro ruolo di professionisti dell’amministrazione condominiale.

Per quanto non sia un concetto oggettivamente misurabile, il rischio di collaborare con un soggetto o un’impresa che si è resa protagonista di reati, porterebbe anche noi a essere associati allo stesso. Nel migliore dei casi come “vittime” di comportamenti illeciti; sempre meglio che facilitatori.

Si noti che il tema, pur su scala differente, è molto presente e sentito da tutte le imprese (logistica, manifattura) che si avvalgono in modo sostenuto di manodopera per attività a basso valore aggiunto. È esemplificativo di ciò, e tema attualissimo, il caporalato nella filiera ortofrutticola.
Ugualmente, una società finanziaria difficilmente ingaggerà un consulente che si è reso protagonista di irregolarità volontarie.

Tuttavia, come fare? Non è facile e l’esperienza del territorio è fondamentale. Oltre a ciò, è sempre opportuno consultare le fonti aperte, quali articoli web, che parlando dei soggetti d’interesse.

Leggi anche l’articolo “Fornitori di condominio: chi sono e chi li sceglie“

Integrare le informazioni nelle fasi di gestione del rapporto

Il tempismo è spesso la chiave!

È così anche nel processo di selezione dei fornitori. Durante il corso del rapporto ci sono controlli applicabili in ogni fase:

Durante la ricerca di fornitori, sono rilevanti i database commerciali basati sul codice ATECO, per individuare i fornitori possibili nell’area geografica di interesse. Cercando sui motori di ricerca ne vedremo solo alcuni, quelli che sono più attivi in termini di comunicazione, ovvero quelli che investono in pubblicità.

Al momento del primo contatto, sarà opportuno richiedere al fornitore alcune evidenze, tra queste:

• la visura camerale,
• una presentazione, possibilmente con referenze di altri clienti,
• in questa fase è opportuno effettuare ricerche su fonti aperte, quali il web, per rilevare notizie di reato, contestazioni o altri elementi – anche di tipo positivo.

Una volta selezionato il fornitore d’interesse, c’è possibilità di definire alcuni aspetti, tra questi:

• la regolarità contributiva, tramite DURC,
• le modalità di trattamento dei dati, tramite informativa o nomina a responsabile esterno del trattamento,
• le clausole contrattuali, tra cui manleva, recesso, livelli di servizio e penali.

Nel corso del rapporto è utile attuare un monitoraggio, anche tramite appositi servizi d’informazione commerciale, per capire in tempo reale, o a scadenze ricorrenti:

• se l’impresa ha pubblicato nuovi bilanci, e quindi come vanno le attività,
• se sono state fatte contestazioni in grado di pregiudicare la continuità, quali protesti, pregiudizievoli, procedure concorsuali,
• se la titolarità varia e quindi se l’imprinting manageriale potrebbe variare.

In conclusione, è possibile anche per gli amministratori dotarsi di procedure e strumenti adatte a tutelare al meglio l’assemblea e il proprio ruolo.