Scorte di sicurezza: cosa sono e come si calcolano

Le scorte di sicurezza permettono di avere una quantità di merce aggiuntiva all’interno del magazzino da utilizzare al bisogno e per fronteggiare eventuali imprevisti.

In questo modo l’azienda riesce a soddisfare prontamente le richieste che le vengono dall’esterno, anche quando si verifica un surplus di ordini.

Il calcolo delle scorte è cruciale, dal momento che se non redatto correttamente il rischio è quello di avere una quantità di beni in eccesso o in difetto.

Entrambe le situazioni sono da prevenire, in quanto comportano un errato bilanciamento di costi e benefici: le rimanenze di magazzino tendono a causare una perdita di profitto, mentre le rotture di stock vanno a compromettere l’immagine e le vendite del brand.

Cosa sono le scorte di sicurezza e come si calcolano? Cosa s’intende e come si calcola il lead time? Perché sono questioni importanti per gestire il magazzino? Scopriamolo insieme.

Cosa sono le scorte di sicurezza

Partiamo dalla base, ovvero da cosa s’intende per scorta di sicurezza.

Tale espressione si riferisce a una tipologia di scorte di magazzino e indica il livello di scorta minima che serve avere per riuscire a fronteggiare possibili imprevisti e cambiamenti della domanda che diversamente provocherebbero una rottura di stock.

La rottura di stock è a sua volta un fenomeno da evitare, in quanto consiste nell’esaurimento di un articolo nel magazzino, causato da una gestione non ottimale delle scorte.

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Perché è importante avere una scorta minima per ogni prodotto

La scorta di sicurezza interviene a protezione durante i momenti di incertezza. È, quindi, una quantità di merce in più che fa da “cuscinetto”: viene utilizzata quando serve e la richiesta supera le previsioni iniziali.

Ciò si rivela utile in molteplici situazioni. Vediamo quelle più comuni:

• problemi con i fornitori,
• le consegne presentano dei ritardi,
• cambiamenti del flusso della domanda e richiesta di un quantitativo non preventivato inizialmente,
• imprevisti legati alle rotture dei macchinari,
• qualità della merce che risulta difettosa o inutilizzabile.

Le scorte di sicurezza consentono di prevenire possibili ritardi o interruzioni nella gestione degli ordini e contribuiscono ad assicurare un servizio di gestione efficiente del magazzino.

Il calcolo delle scorte di magazzino va effettuato con attenzione, in maniera da mantenere il magazzino in una condizione di equilibrio. Se ciò non si verifica l’azienda può riscontrare le seguenti problematiche:

• un quantitativo di merce in eccesso tende a far lievitare troppo i costi;
• viene compromessa la disponibilità del magazzino, che risulta inferiore/superiore rispetto al necessario;
• se la domanda non viene soddisfatta si ha un calo delle vendite e di conseguenza del fatturato;
• in mancanza dei prodotti, il cliente si attiva per rivolgersi alla concorrenza: viene compromessa la fedeltà verso il brand e la sua percezione.

Come calcolare la scorta di sicurezza: fattori e formula

Come si calcolano le scorte di sicurezza? Il punto di partenza è rappresentato dalla considerazione di diversi fattori i quali si trovano contemplati a loro volta all’interno di specifiche formule matematiche. Vediamoli nel dettaglio:

• Utilizzo medio di scorta giornaliero. Rappresenta il livello che è bene avere mediamente nel magazzino. Tale parametro si ottiene attraverso la divisione del materiale venduto o usato in un determinato arco di tempo (in genere annuale) per il valore della giacenza media.
• Lead time. Un fornitore impiega un “tempo x” per la consegna dei prodotti: questo secondo quanto concordato tra le parti. L’accordo prevede anche un tempo di ritardo accettabile, coperto dalle scorte di sicurezza: il lead time.
• Oscillazione della domanda. Per quanto la domanda venga analizzata, con la conseguente attuazione di strategie di previsione, tali dati possono risultare non perfettamente in linea con la situazione reale. Ciò può essere dovuto a cambiamenti repentini del mercato, al lancio di prodotti nuovi da parte dei concorrenti, e ad altri fattori. Le oscillazioni della domanda vanno perciò calcolate a partire dalle cifre massime delle vendite e dalla media perseguita in un determinato periodo.
• Tempi da parte dell’impresa. Con tale parametro si fa riferimento alla capacità dell’impresa di soddisfare la domanda dei clienti. La situazione ideale prevede un magazzino pronto a lavorare immediatamente la singola richiesta. Il divario tra i tempi reali e quelli ideali dipende da diversi fattori: organizzazione logistica, lead time e via dicendo.

Il calcolo delle scorte di magazzino può essere eseguito tramite diverse formule. Esse si basano sull’inventario di magazzino e tendono a essere ormai superate rispetto alla logistica contemporanea, vista la presenza di molte più variabili rispetto al passato.

La formula considerata più valida per il calcolo della scorta di sicurezza è la seguente:

scorta di sicurezza = (livello massimo di scorta impiegato al giorno * Lead Time massimo in giorni) – (livello medio di scorta impiegato al giorno * Lead Time medio in giorni)

Tale formula mette al centro per ogni articolo l’utilizzo medio giornaliero e i tempi di consegna, in relazione al Lead Time.

Il calcolo della scorta di sicurezza va poi contestualizzato rispetto alle seguenti variabili. Nel dettaglio:

• variazioni della domanda, reperibili tramite lo storico del prodotto;
• percentuale dei difetti del materiale, rintracciabile sempre attraverso lo storico del prodotto;
• limiti di riordino sulla scorta di sicurezza: la loro conoscenza permette di intervenire in presenza di ritardi;
• revisioni delle scorte, da fare periodicamente ogni due settimane o al massimo una volta al mese.

Il livello delle scorte di sicurezza può essere calcolato anche attraverso un software per la gestione magazzino: un sistema che permette di automatizzare tale operazione e di avere a disposizione di volta in volta l’opportuno quantitativo di merce, in considerazione di tutte le variabili del caso.

Scorte minime di sicurezza e punto di riordino

Un fattore il cui calcolo si rivela fondamentale nella gestione delle scorte di sicurezza è il punto di riordino o reorder point (ROP). Entra in gioco nel momento in cui si raggiunge il livello di scorte minime di sicurezza e porta all’emissione di un nuovo ordine al fornitore.

La conoscenza del punto di riordino assicura il puntuale approvvigionamento della merce, così da prevenire una possibile rottura di stock. È qualcosa che va preventivato e programmato, in maniera da garantire all’azienda l’opportuna quantità di scorte di sicurezza nel medio-lungo termine.