Registrazione delle fatture elettroniche: termini, regole ed esempi

La registrazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute è un’operazione da eseguire per gestire correttamente gli adempimenti fiscali. Come fare e quali sono i tempi da rispettare?

Registrazione fatture elettroniche emesse e ricevute
 

Hai emesso o ricevuto delle fatture elettroniche? Per la corretta gestione degli adempimenti fiscali è necessario procedere alla registrazione secondo specifiche tempistiche.

Il processo di registrazione delle fatture elettroniche, attive e passive, consente di determinare in maniera corretta il valore dell’IVA a debito o a credito.

Si tratta quindi di un adempimento fondamentale sia ai fini dei versamenti periodici, ma anche per la detrazione dell’imposta.

Conoscere i tempi da rispettare è quindi centrale. Vediamo di seguito come procedere e quali sono le regole previste, con alcuni utili esempi pratici.

Registrazione delle fatture elettroniche emesse: i tempi da rispettare

Prima di analizzare nel dettaglio le regole e le tempistiche da rispettare, è bene partire evidenziando che tutti i titolari di partita IVA che esercitano attività di lavoro autonomo o imprenditoriale sono obbligati a tenere specifici registri IVA, documenti funzionali alla corretta gestione della propria posizione fiscale.

Sono in particolare tre i registri IVA obbligatori, ossia il registro delle fatture emesse, delle fatture ricevute e dei corrispettivi.

In questa guida ci soffermeremo in particolare sui primi due, con il fine di fornirti tutti gli strumenti utili per la corretta registrazione delle fatture relative a vendite e acquisti.

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Partiamo quindi dal registro delle fatture emesse, ossia il documento all’interno del quale dovrai annotare i documenti relativi alle vendite effettuate.

Le regole per la sua gestione sono contenute nell’articolo 23 del decreto IVA (DPR n. 633/1972), “bussola” per capire quali sono i dati obbligatori da inserire e i tempi da rispettare per una corretta registrazione delle operazioni attive.

Partendo dalle tempistiche, dovrai procedere alla registrazione delle fatture emesse entro il 15° giorno del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Ad esempio, quindi, ipotizzando il caso di una vendita effettuata il 1° febbraio, la registrazione dovrà avvenire ad ultimo entro il 15 marzo 2025.

Soltanto se effettui la liquidazione dell’IVA a cadenza trimestrale (con limite di ricavi pari a 500.000 euro per le imprese che effettuano attività di prestazione di servizi e 800.000 euro per le attività diverse), potrai eseguire la registrazione entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento.

Ad esempio, quindi, ipotizzando sempre un’operazione datata 1° febbraio, la registrazione dovrà avvenire entro il 30 aprile 2025.

Dal punto di vista operativo, dovrai registrare le fatture nell’ordine della loro numerazione, inserendo i seguenti dati obbligatori:

  • il numero progressivo;
  • la data di emissione della fattura;
  • l’imponibile dell’operazione o delle operazioni e l’importo dell’IVA, distinta secondo l’aliquota applicata;
  • per le operazioni esenti IVA, il titolo di esenzione ed eventualmente riferimento normativo;
  • i dati relativi al destinatario della fattura, ossia ditta, denominazione o ragione sociale per imprese società o enti o, per i privati, il nome e il cognome.

Leggi la guida alla tenuta del registro delle fatture emesse.

La registrazione delle fatture passive (acquisti)

Oltre alle fatture attive, dovrai aver cura di registrare correttamente anche le fatture passive, al fine di detrarre l’IVA corrispondente per l’appunto agli acquisti effettuati nell’esercizio della tua attività d’impresa o professionale.

In questo caso, è necessario procedere alla registrazione prima della liquidazione periodica nella quale viene esercitato il diritto alla detrazione dell’IVA e, in ogni caso, prima della presentazione della dichiarazione IVA dell’anno di riferimento.

Scendendo nel dettaglio, il diritto alla detrazione IVA può essere esercitato entro il giorno 16 di ciascun mese per le fatture d’acquisto ricevute e annotate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Ad esempio, quindi, per una fattura elettronica di acquisto che riporta la data del 30 gennaio 2025 ricevuta attraverso il SdI il giorno 1° febbraio 2025, potrai esercitare il diritto alla detrazione dell’imposta con riferimento al mese di gennaio.

In alternativa, potrai effettuare la registrazione entro la scadenza di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno di ricezione della fattura (30 aprile 2026, per le fatture datate 2025).

Dal punto di vista operativo, per la corretta registrazione degli acquisti dovrai inserire i seguenti dati delle fatture ricevute:

  • la data della fattura o della bolletta doganale,
  • la ditta,
  • denominazione o ragione sociale del cedente del bene o prestatore del servizio,
  • nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti,
  • l’ammontare dell’imponibile e l’ammontare dell’imposta distinti secondo l’aliquota applicata;
  • per le fatture non soggette ad IVA, esenti o non imponibili, il titolo di inapplicabilità ed eventualmente la norma di riferimento.

Scopri di più sul registro IVA degli acquisti.

Doppia registrazione per le autofatture

Alle regole generali si affiancano alcuni casi particolari. In fase di registrazione dovrai prestare particolare attenzione alle autofatture, ossia a quelle operazioni per le quali è previsto che ad applicare l’IVA sia il soggetto che acquista il bene o il servizio.

In questo caso, sarà necessario registrare il documento sia nel registro delle vendite che in quello degli acquisti, rispettando i rispettivi termini.

In pratica, all’interno del registro delle fatture emesse bisognerà registrare l’autofattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Nel registro degli acquisti andrà invece annotata prima della liquidazione periodica o della dichiarazione annuale.

Leggi l’approfondimento sull’autofattura.

Alcuni casi particolari

Vale la pena, infine, soffermarsi su alcuni casi particolari e dubbi frequenti relativi alla registrazione delle fatture elettroniche.

Hai ricevuto una fattura da parte di un forfettario? Dovrai ugualmente procedere alla registrazione, secondo le regole ordinarie, per poter dedurre le spese sostenute e quindi ai fini della corretta contabilizzazione del costo.

Cosa fare invece in caso di fatture con codice IVA n5 (regime del margine)? Sia per quel che riguarda gli acquisti che le vendite, la registrazione è obbligatoria e dovrai indicare il corrispettivo comprensivo di IVA.

Infine, un caso specifico di gestione riguarda le fatture ricevute da San Marino senza applicazione dell’IVA. In questo caso è necessario emettere autofattura e, quindi, eseguire la doppia registrazione così come illustrato in precedenza.

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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