Cos’è un software gestionale e quali vantaggi offre

 

Sei un imprenditore o un’imprenditrice e ti occupi di diverse aree della tua azienda, come la fatturazione, la gestione del magazzino e dei pagamenti? Per svolgere i vari compiti, utilizzi strumenti obsoleti, ad esempio Excel?

Forse avrai già notato quanto il tuo attuale metodo presenti delle criticità. Spesso, infatti, ti costringe a passare da un foglio di calcolo all’altro, aumentando il rischio di errori e la perdita di tempo prezioso.

È normale che la situazione generi frustrazione, ma riconoscere il problema è già un passo avanti.

Una possibile soluzione è utilizzare un gestionale aziendale: un software potente e intuitivo che offre un’unica piattaforma per organizzare tutte le attività aziendali in modo efficiente e organizzato.

In questo capitolo capiremo cos’è un software gestionale e perché può essere così di supporto per le diverse attività quotidiane della tua azienda.

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Cos’è un software gestionale e a cosa serve

Un software gestionale è un programma progettato per elaborare in modo automatico e accurato i dati relativi all’attività aziendale, assicurando che siano sempre aggiornati e facilmente accessibili per analisi e revisioni.

Che tu abbia una piccola o media impresa, il suo utilizzo offre numerosi vantaggi, tra cui un notevole risparmio di tempo e risorse, una maggiore efficienza nei flussi di lavoro e una riduzione del rischio di errori che potrebbero compromettere il ciclo produttivo.

Tipologie di software gestionali

I software gestionali possono essere classificati sia in base alle funzionalità offerte sia al pubblico a cui si rivolgono.

Considerando le funzionalità, possiamo avere un:

• Gestionale per la fatturazione elettronica: consente di gestire il ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica, dall’emissione delle fatture attive fino alla ricezione di quelle passive e alla loro conservazione a norma.
• Programma gestionale per magazzino: utile per monitorare scorte, inventari e movimenti.
• Gestionale per i clienti: offre funzionalità per gestire tutti i principali aspetti della relazione con il cliente, dall’inserimento dei suoi contatti in anagrafica all’emissione di documenti di vendita a lui destinati, fino alla registrazione di carte fedeltà e all’analisi dei dati di vendita.
• Gestionale per le vendite: offre il controllo su tutte le fasi della vendita, dalla presentazione del preventivo all’emissione della fattura, fino alla gestione del post-vendita.
• Gestionale per i pagamenti: permette di registrare in modo tempestivo gli incassi dai clienti, emettere pagamenti ai fornitori, registrare le entrate e le uscite in prima nota e gestire le scadenze, per evitare ritardi e insoluti.

Alcuni gestionali, come Easyfatt, combinano tutte queste funzionalità in un unico software (fatturazione, magazzino, gestione di clienti, vendite e pagamenti), risultando perciò una soluzione completa.

Se invece guardiamo a chi sono destinati, troviamo:

• Software gestionale per e-commerce: permette di sincronizzare gli ordini e i prezzi dei prodotti esposti nel negozio online ed emettere ddt (documento di trasporto) e fatture.
• Software per aziende produttrici: semplifica la gestione quotidiana della produzione, tramite la gestione della distinta base di produzione e lo scarico di magazzino.
• Programma gestionale per il negozio: supporta funzioni come il collegamento con i registratori di cassa, l’emissione dello documento di vendita al banco e la gestione di programmi fedeltà.
• Gestionale per negozio di abbigliamento: offre funzionalità essenziali per il settore, come la gestione dei prodotti per varianti di taglia e colore.

Anche in questo caso, alcuni software gestionali offrono funzionalità tali da rendersi idonei all’utilizzo di aziende e attività commerciali di diversi settori.

Quali funzionalità offre un software gestionale

I software gestionali possiedono di norma diverse funzionalità, in grado di rispondere alle esigenze di diverse destinazioni d’uso.

Ad esempio, generalmente permettono di gestire la fatturazione elettronica, sia nel ciclo attivo che passivo, indispensabile per la gestione dei rapporti verso privati, consumatori e la Pubblica Amministrazione

Oltre ad emettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche, permettono anche di gestire altre tipologie di fatture e documenti, come ad esempio le note di credito e di debito.

La gestione del magazzino è un’altra area cruciale per molte aziende, e il programma gestionale deve permettere la compilazione di ddt (documenti di trasporto), il carico e lo scarico della merce, l’inventario, il controllo delle giacenze e la tracciabilità dei prodotti.

Infine, il software gestionale consente il controllo su preventivi, ordini, vendite al banco e altri documenti di vendita, listini prezzi e pagamenti digitali.

Queste funzionalità non sono distinte ma sono spesso integrate, per offrire un controllo completo su tutti i processi aziendali con un’unica piattaforma.

Scopri anche come fare un preventivo: tutti i campi da compilare e consigli preziosi.

I vantaggi concreti nell’uso di un software gestionale

Immagina di essere a capo di un negozio di abbigliamento. Man mano che il numero di ordini cresce, diventa sempre più difficile dirigere tutte le operazioni necessarie, come fatturazione, ordini, pagamenti e magazzino.

Avere un sistema frammentato, che utilizzando Excel per la cura degli ordini e una piattaforma di fatturazione a parte, comporta un grosso dispendio di tempo ed energie e soprattutto facilita l’errore umano.

È qui che entra in gioco un software gestionale. Con un unico gestionale puoi facilmente tenere sotto controllo gli ordini, generare fatture in pochi clic, gestire tutte le operazioni di magazzino (dal carico e scarico al monitoraggio delle scorte) e gestire i pagamenti dei clienti.

Inoltre, puoi raccogliere informazioni importanti sulle vendite e sui clienti, così da avere dati oggettivi su cui basarti per prendere decisioni informate per migliorare la tua attività.

Grazie al gestionale, potresti ad esempio pianificare con anticipo gli approvvigionamenti in base al periodo di vendita, organizzare in modo efficiente le promozioni e monitorare da vicino l’andamento delle vendite.

Inoltre, questo tipo di strumento ti consente di tenere traccia delle entrate e delle spese e generare report sull’andamento degli affari. Ciò può semplificare notevolmente il lavoro del tuo commercialista, consentendogli di concentrarsi su attività più strategiche e consulenziali per aiutarti a far crescere la tua impresa.

Possiamo dunque sintetizzare i principali vantaggi di utilizzare un software gestionale nei seguenti punti:

• Gestione di vari documenti con un unico programma: fatture, ordini, preventivi e così via.
• Gestione di diverse operazioni con un solo software: fatturazione, organizzazione del magazzino, incasso ed emissione di pagamenti.
• Analisi dell’andamento dell’attività: grazie a indicatori di vario tipo e natura, è possibile prendere decisioni strategiche più informate, quindi tendenzialmente più efficaci.

Questi benefici sono riscontrabili non solo per i negozi o per le attività commerciali, ma anche, per esempio, per le aziende produttive e manifatturiere e per altre attività.

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Software gestionali in Italia: quanto vengono utilizzati

Un software gestionale, quindi, è uno strumento estremamente utile per gli imprenditori a capo di piccole o medie aziende. Ma quanti, ad oggi, li utilizzano quotidianamente?

Una ricerca condotta sullo stato di diffusione di queste piattaforme nelle PMI italiane nel 2023 evidenzia una stabilità nei tassi di adozione, con alcune variazioni significative in determinate categorie.

Ad esempio, la gestione documentale e workflow ha registrato un aumento del 5% rispetto al 2022, spinta anche dal diffondersi dello Smart Working, mentre quella amministrativa e contabile rimane la soluzione più diffusa, soprattutto grazie all’obbligo di fatturazione elettronica.

Tuttavia, nonostante la loro diffusione, sono ancora molto poche le persone che sanno come utilizzare questo genere di strumenti o che semplicemente esistono e possono essere di supporto.

Ciò sottolinea l’importanza di dare priorità a software gestionali con un’interfaccia più semplice nel caso di piccole e medie imprese, per non complicare inutilmente le procedure, o se si è alle prime armi con l’uso di tali strumenti.

Inoltre, è importante che vi sia più informazione in merito alle loro funzionalità e a come possono essere effettivamente utili, così da aiutare molti imprenditori a trovare la soluzione a molti dei loro problemi gestionali.