Come scegliere il miglior programma di contabilità per la tua PMI

Gestire un’impresa è un’attività impegnativa e complessa. Non solo sul fronte delle spese e degli investimenti da fare o programmare, ma anche per quel che riguarda la tenuta della contabilità aziendale.

Dalla registrazione delle operazioni con il metodo della partita doppia, fino alla riconciliazione dei movimenti contabili con quelli bancari, la scelta di un buon software di contabilità può fare la differenza non solo per l’organizzazione delle attività di routine ma anche per la crescita e lo sviluppo dell’impresa.

Sul mercato sono disponibili numerosi programmi nati e sviluppati con il fine di aiutare gli imprenditori nella gestione della contabilità e per monitorare l’andamento del proprio business. Tra questi, anche il modulo Contabilità in Cloud per Easyfatt, che coniuga la gestione della contabilità in partita doppia con la semplicità del gestionale Danea.

Ma come scegliere il programma di contabilità migliore, ossia quello più adatto alle esigenze della tua piccola azienda? Vediamo di seguito quali sono le valutazioni da fare.

Cos’è e come funziona un software di contabilità?

I software di contabilità sono programmi che consentono alle imprese e ai propri consulenti di gestire le operazioni contabili, partendo dalla fase di emissione e ricezione delle fatture fino ad arrivare alla stesura del bilancio di fine anno.

Questi applicativi semplificano e automatizzano procedure che, in precedenza, richiedevano più passaggi e l’adozione di diversi libri e registri cartacei.

Consentono di tenere traccia di entrate e uscite, gestire cespiti e ammortamenti e monitorare l’andamento della propria attività in modo facile, semplice e preciso.

Sono indubbiamente uno dei “risvolti pratici” della digitalizzazione che, nel corso degli anni, ha contribuito a semplificare la gestione di attività complesse anche per i meno esperti.

Contabilità in Cloud è il modulo web che si connette a Danea Easyfatt per la gestione della contabilità.

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Perché è importante avere un programma di contabilità

A questo punto potrebbe sorgere spontanea una domanda: devo dotarmi di un programma di contabilità anche se ho affidato ad un commercialista la gestione “fiscale” della mia attività d’impresa?

Ecco alcune valide motivazioni:

• Gestire la contabilità non significa soltanto rispettare la normativa fiscale e amministrativa, le scadenze e gli adempimenti, ma anche semplificare e ottimizzare le attività quotidiane per favorire la crescita dell’azienda.
• Avere un programma per la gestione della contabilità permette di tenere traccia di fasi, processi, investimenti, entrate e uscite, fondamentale per poter valutare l’andamento della propria attività.
• La consapevolezza e il controllo preciso dei conti forniti da un software di contabilità permettono di fare scelte decisive nel breve e nel lungo periodo.

Ecco perché ad oggi anche per una PMI è necessario scegliere un buon programma contabile, tenendo conto delle proprie esigenze e di quelle che potremmo definire le caratteristiche essenziali.

Ciò restando che l’adozione di questo strumento non sostituisce il lavoro di un commercialista o un consulente.

L’intervento di un professionista, infatti, risulta indispensabile per aiutare a interpretare i dati forniti dal programma e prendere le decisioni migliori per l’azienda.

Proprio per questo motivo, alcuni software, come il modulo Contabilità in Cloud per Easyfatt, offrono la possibilità di dare accesso al proprio commercialista o consulente.

Leggi la guida introduttiva per gestire la contabilità aziendale.

Qual è il miglior programma di contabilità? Le funzionalità necessarie

Non tutti i programmi presenti sul mercato presentano le stesse caratteristiche.

Quali sono quindi quelle basilari che un software dovrebbe fornire a una PMI che intende gestire in maniera chiara e precisa la propria contabilità, rendendo più fluido anche il lavoro del commercialista?

Le funzioni indispensabili da considerare, in fase di valutazione, sono sicuramente le seguenti.

1. Fatturazione elettronica

Il software gestionale dovrebbe permettere di gestire l’intero flusso di emissione, ricezione, registrazione e conservazione delle fatture attive e passive.

2. Gestione dei pagamenti

Il programma deve anche permettere la gestione dei pagamenti e, nello specifico, la registrazione di entrate e uscite nel documento di prima nota.

È inoltre indispensabile che consenta di annotare le scadenze dei pagamenti da effettuare o da ricevere, gestire eventuali solleciti in caso di ritardo da parte del cliente e di incassare i pagamenti dai clienti in modo semplice e rapido.

Dal punto di vista più strettamente contabile, è bene considerare se il software che si intende adottare consente di effettuare la riconciliazione bancaria, ossia la verifica della concordanza dei movimenti contabili con quelli bancari.

3. Contabilità in partita doppia e mastrini

Si tratta della base della gestione contabile, che consente di fotografare la situazione aziendale in maniera precisa e puntuale.

Il miglior programma di contabilità aziendale deve assolutamente consentire di registrare ogni movimento secondo la metodologia della partita doppia e, tramite i mastrini, poter di conseguenza visualizzare le operazioni finanziarie della propria attività.

Leggi l’approfondimento sulla contabilità in partita doppia: cos’è e quali sono i concetti di base.

4. Partitario clienti e fornitori

Queste funzionalità permettono di tenere aggiornati i saldi, ossia le operazioni ancora da pagare (debiti) e le somme che devono essere incassate (crediti).

Si tratta di un aspetto che permette di pianificare anche i propri investimenti futuri, nonché di gestire al meglio i rapporti con i propri clienti e fornitori.

5. Gestione cespiti aziendali e ammortamenti

Sia dal punto di vista fiscale che per la redazione del bilancio, è fondamentale che il programma di contabilità permetta di gestire i beni strumentali della propria azienda.

6. Collegamento con il commercialista

Una buona comunicazione, e la possibilità di scambiare agevolmente dati e documenti, è fondamentale nella gestione del rapporto con il proprio consulente.

Il software di contabilità deve permettere all’impresa di poter consentire l’accesso al commercialista, per evitare di dover condividere le informazioni richieste volta per volta e minimizzare il rischio di errori o dimenticanze.

7. Situazione economica e patrimoniale

Anche se per ragioni di complessità il bilancio di fine anno sarà redatto dal tuo commercialista, è bene che il programma che sceglierai di utilizzare ti consenta di monitorare l’andamento della tua attività, per valutare costi, ricavi, e attività e passività dell’azienda.

8. Visualizzazione e personalizzazione degli indici di bilancio

Non tutte le attività sono uguali, ma per tutti è necessario poter monitorare i KPI e quindi le prestazioni economiche e finanziarie dell’azienda.

Un buon software di contabilità deve permettere di “cucire su misura” gli indicatori da attenzionare.

Di seguito una tabella delle principali funzionalità da considerare nella scelta del miglior programma per la contabilità aziendale.

Funzionalità	Descrizione
Fatturazione elettronica	Gestione completa delle fatture elettroniche emesse e ricevute.
Gestione pagamenti	Registrazione di entrate e uscite, prima nota, scadenzario, solleciti di pagamento, incassi e riconciliazione bancaria.
Contabilità in partita doppia e mastrini	Registrazione dei movimenti con la metodologia della partita doppia.
Partitario clienti e fornitori	Permette di tener aggiornati i saldi, gestendo al meglio il rapporto con clienti e fornitori.
Cespiti e ammortamenti	Gestione dei beni strumentali.
Collegamento con il Commercialista	Facilita lo scambio di documenti, aiuta l’azienda a interpretare i dati e prendere le decisioni migliori.
Situazione economica e patrimoniale	Consente di monitorare l’andamento dell’attività.
Visualizzazione e personalizzazione degli indici di bilancio	Monitoraggio dei KPI economici e finanziari.

Affidabilità, semplicità e sicurezza: aspetti da non sottovalutare

Non solo funzionalità operative: per scegliere bene è necessario non sottovalutare anche la praticità nell’utilizzo del software nonché la sicurezza e l’affidabilità dell’archiviazione dei propri dati.

Soprattutto per chi non è un esperto di contabilità, è bene soffermarsi anche sugli aspetti più basilari legati all’utilizzo del programma;

• l’interfaccia è intuitiva?
• I servizi disponibili sono facilmente accessibili e a portata di clic?
• Il linguaggio utilizzato è pensato anche per i “non addetti ai lavori”?

Sono queste alcune delle ulteriori domande da porsi quando si è alle prese con la scelta, non certo semplice, della soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Il tutto senza dimenticare un aspetto altrettanto importante quando si parla di software e in generale di digitalizzazione: i miei dati sono al sicuro e posso essere certo che non vadano persi?

Su quest’ultimo punto, l’invito ad ogni impresa è di affidarsi a software in cloud certificati e protetti da tecnologie di ultima generazione, accessibili ovunque, da qualsiasi dispositivo e anche da più persone abilitate, così da non perdere mai di vista dati ed elementi centrali per le proprie scelte imprenditoriali.

Il modulo di Contabilità in Cloud per Easyfatt: la soluzione ottimale

Sei un cliente Easyfatt e desideri gestire la contabilità della tua azienda? Contabilità in Cloud è il modulo web che si connette a Easyfatt per la tenuta della contabilità in partita doppia.

Easyfatt e Contabilità in Cloud si “dividono” i compiti nel seguente modo:

• Easyfatt gestisce clienti e fornitori, fatturazione, magazzino, prodotti e listini, scadenzario e pagamenti, registri e liquidazione IVA.
• Contabilità in Cloud gestisce la contabilità generale in partita doppia, mastrini, partitario clienti e fornitori, riconciliazione bancaria, situazione economica e patrimoniale, cespiti e ammortamenti, collegamento con il commercialista, visualizzazione e personalizzazione degli indici di bilancio.

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