Gestione fatture

Come farsi pagare migliorando la gestione delle fatture? 8 Consigli pratici

Come farsi pagare? La gestione delle fatture è la pietra angolare su cui basarsi per una buona liquidità dell’impresa

Se anche tu fai parte di quella categoria di professionisti e imprenditori che, periodicamente, deve richiedere in prima persona il proprio compenso, può risultarti utile scoprire come migliorare l’intera gestione delle fatture, rendendola quanto più efficace ed immediata possibile. In che modo? Seguendo 8 semplici ma pratici consigli pensati apposta per farsi pagare e ottenere quanto ci spetta nel modo più rapido e semplice!

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Determina delle condizioni di pagamento chiare e precise

Per farlo devi prima di tutto considerare le modalità standard del settore in cui operi: come si comportano i tuoi concorrenti? Oltre ad uniformarti al prossimo, accertati sempre che il cliente al quale ti rivolgi comprenda ed accetti ad inizio del rapporto tutte le clausole dell’accordo, di modo che non possa trovare scuse per saldare in ritardo. Poi, se vuoi essere preciso sotto ogni punto di vista e non avere proprio nulla da rimproverarti, riporta sulle singole fatture la data di scadenza dei vari pagamenti, così da fornire all’interlocutore in debito un promemoria puntuale che gli permetta di rispettare i patti.

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Includi i vari dettagli di pagamento nella fattura

Prima regola: non dare mai a nessuno la scusa per pagarti in ritardo! Affinché le tue entrate possano arrivare con la massima puntualità, devi mettere il cliente nella condizione ideale di avere tutti gli strumenti utili a saldare il proprio debito entro i termini stabiliti. Come fare? Inserisci nella tua routine di gestione fatture l’abitudine di inserire a fattura:

  • i dettagli di lavori eseguiti-beni forniti;

  • la data di scadenza del saldo;

  • le diverse opzioni di pagamento previste;

  • tutte le informazioni necessarie al pagamento.

Inoltre, visto che ogni azienda-cliente può avere delle necessità ulteriori, chiedi in modo esplicito al referente di quali altre informazioni ha bisogno per rendere il processo di fatturazione-pagamento quanto più puntuale possibile: in questo modo avrai fatto tutto il necessario per assecondare le sue esigenze.

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In presenza di progetti grossi prevedi una retribuzione frazionata

Quando ti trovi a gestire dei lavori piuttosto lunghi-impegnativi, proponi al cliente (in anticipo) la possibilità di ricevere pagamenti frazionati che permettano ad entrambe le parti di stare assolutamente tranquille. Un buon metodo potrebbe essere quello di richiedere una somma iniziale del 30% prima dell’inizio degli interventi, un 50% alla consegna della bozza ed un 20% a progetto concluso: in questo modo il professionista ha il duplice vantaggio di coprire i costi e di ottenere il proprio compenso, mentre il committente è sicuro dell’effettiva esecuzione del lavoro.

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Se possibile richiedi un acconto iniziale

Questo è utile soprattutto quando hai tra le mani ordini-progetti molto grandi come la realizzazione del sito per una realtà internazionale, la consegna-montatura di arredi per la nuova sede di un’intera azienda, ecc. Affinché tu possa coprire le prime spese senza anticipare soldi di tasca tua, è sempre meglio avviare tali collaborazioni con una caparra che, tra le varie cose, ti consenta di legarti maggiormente al cliente, stimolandolo a pagare quanto gli spetta anche nell’eventualità in cui l’intervento richieda tempistiche lunghe: se su 10.000 euro di spesa complessiva ne versa 3.000 all’inizio, è più difficile che in corso d’opera scelga di abbandonare la collaborazione perché, di sicuro, perderebbe completamente quanto già pagato senza avere nulla in tasca.

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Metti a disposizione del cliente diverse modalità di pagamento

Ogni volta che avvii collaborazioni con realtà differenti, chiedi sempre ai referenti quali modalità di saldo preferiscono per rendere la transazione economica semplice, precisa e puntuale. Contanti, assegni, bonifici o carta di credito? Più opzioni fornisci al cliente, più possibilità hai che questo paghi entro i termini stabiliti. Tutto ciò si traduce in meno perdite di tempo e maggiore serenità soprattutto da parte tua.

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Offri uno sconto per chi sceglie di pagarti in anticipo

Uno dei modi che nel marketing moderno si usa per incentivare il cliente a saldare rapidamente un conto è quello di offrire uno sconto per il pagamento anticipato. Non si tratta di offrire sconti astronomici, ma di offrire un risparmio apprezzabile che resti comunque confinato nella convenienza per l’impresa, spesso anche solo il 2% è sufficiente per fare la differenza.

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Invia la fattura il prima possibile

A seconda dei singoli accordi con l’azienda per cui collabori, dimostrati sempre puntuale nell’invio delle fatture. Come avete deciso di procedere? Invio fattura ad inizio mese con pagamento a fine mese, pagamento a 30-60-90, ecc. giorni dalla ricezione della fattura o pagamento vista fattura? Qualunque sia la modalità concordata, ricordati sempre che, se vuoi ricevere i soldi spettanti entro la data di scadenza, devi essere il primo a risultare puntuale con l’emissione delle fatture. Inoltre, per tutte le questioni economiche è sempre meglio rivolgersi direttamente alla persona che si occupa delle stesse: se, per esempio, sei stato ingaggiato dal responsabile marketing dell’impresa, di sicuro (salvo casi particolari) non dovrai parlare con lui per ricevere i tuoi compensi, perché, anche se scegliesse di fare da tramite tra te e l’area amministrativa, i tempi di evasione delle singole fatture si dilaterebbero inutilmente.

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Comunicare con il cliente

La comunicazione è la base di un buon rapporto con il cliente. I motivi di un ritardo o di un mancato pagamento possono essere molteplici e devono essere tutti presi caso per caso. Comunicare col cliente può essere la chiave per un rapporto di collaborazione forte e duraturo. A volte una visita o una chiamata spesso possono essere risolutive più di tante email o lettere. Ovviamente anche nel comunicare c’è un limite, ad un certo punto qualcuno deve pagare!

Ora che ti abbiamo spiegato nel dettaglio come migliorare la gestione fatture, puoi mettere in pratica i nostri validi consigli con tutti i clienti gestiti: clienti talvolta da “educare”, con i quali, affinché tutto possa procedere nel modo corretto, è sempre bene mettere le cose in chiaro fin dall’inizio.

photo credit: garryknight via photopin cc


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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