Rottura di Stock a magazzino: cos’è e come si evita

La rottura di stock rappresenta una delle problematiche più importanti che può verificarsi all’interno di un magazzino.

Nota anche come out of stock, o semplicemente stock out, comporta conseguenze rilevanti per il fatturato e la reputazione di qualsiasi impresa.

Risulta perciò fondamentale conoscere di cosa si tratta, quali sono le cause che stanno alla radice del fenomeno e come prevenirle, in maniera tale da garantire una gestione ottimale.

Vediamo quindi cos’è una rottura di stock e approfondiamo gli aspetti a essa correlati.

Rottura di stock: cos’è? Una definizione

A questo punto la domanda sorge spontanea: cosa si intende per rottura di stock? Si tratta di una condizione per cui un articolo non è più disponibile all’interno del magazzino o presso le sedi dell’azienda.

Un prodotto out of stock non può essere dunque acquistato dal cliente in quel preciso momento.

È possibile assimilare la condizione della rottura di stock sostanzialmente a quella degli scaffali vuoti.

Bisogna inoltre considerare che anche se ogni prodotto è certamente unico nel suo genere, il cliente può facilmente sostituirlo rivolgendosi ad altre realtà concorrenti per poi procedere all’acquisto.

Le conseguenze per l’azienda tendono a essere importanti e si tramutano principalmente in una mancata entrata.

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Quando e perché può verificarsi una rottura di stock a magazzino

La prima causa della rottura di stock a magazzino risiede in una gestione non ottimale delle scorte, che non sono state monitorate/pianificate in maniera adeguata durante le fasi processuali.

Le ragioni che possono portare a simili errori sono diverse. Ecco quelle più comuni:

• sottovalutazione degli effetti generati da campagne promozionali. Le previsioni fatte inizialmente per quanto riguarda le scorte di prodotti risultano errate;
• improvvisa impennata della domanda. In questo caso il magazzino non riesce a far fronte a una richiesta repentina di un determinato prodotto. L’azienda non si dimostra pronta ad affrontare la situazione e non riesce a soddisfare la domanda di prodotto da parte dei clienti, con la conseguenza di mancate vendite e rischio di perdere gli acquirenti;
• l’inventario di magazzino non è stato gestito correttamente e riporta informazioni errate, che non rispecchiano l’effettiva disponibilità del prodotto in magazzino, che entrerà in out of stock;
• errori da parte dalle risorse umane, commessi spesso in compiti che potrebbero essere automatizzati;
• ritardi legati alla fornitura di materie prime o dello stesso prodotto, o ancora durante la fase di trasporto.

Scopri come gestire l’inventario di magazzino, con esempi e consigli.

Le conseguenze più impattanti dell’out of stock

La rottura di stock presenta degli effetti particolarmente negativi ogni qualvolta si verifica: andrebbe perciò evitata il più possibile. Le conseguenze che ne possono derivare sono le seguenti:

• il cliente decide di posticipare l’acquisto. L’azienda mantiene la fiducia dell’acquirente, ma subisce una perdita di fatturato nell’immediato. Questa eventualità è quella meno grave;
• il cliente non può o non vuole aspettare e decide di reperire da un’altra parte o lo stesso prodotto, oppure uno simile a quello di suo interesse. Si registra una perdita di fatturato e potenzialmente anche di fiducia e reputazione;
• il cliente non vuole attendere e annulla la procedura di acquisto. Tale conseguenza è frequente soprattutto negli e-commerce.

Come possiamo riscontrare, le conseguenze nel caso di una situazione di out of stock sono negative in termini di fatturato, immagine e mancata fidelizzazione della clientela.

L’impatto può essere più o meno oneroso a seconda della causa che sta all’origine del problema e di come viene gestita la situazione. Prevenire è sempre la soluzione migliore.

Come evitare la rottura di stock? Alcuni consigli.

Per evitare la rottura di stock, è importante gestire in modo ottimale le scorte, organizzare gli spazi di magazzino, prestare attenzione alla domanda e ottimizzare la movimentazione delle merci. Analizziamo questi consigli nel dettaglio.

Gestire oculatamente le scorte di magazzino

Il punto di partenza è necessariamente una gestione oculata delle scorte di magazzino.

A tal proposito, è buona prassi adottare una metodologia in linea con le caratteristiche del deposito.

Inoltre, è opportuno che gli addetti alla gestione del magazzino vengano selezionati e formati adeguatamente.

Leggi di più sulla gestione delle scorte di magazzino.

Fare in modo di avere lo spazio che serve nel magazzino

Il magazzino deve avere in dotazione tutto lo spazio necessario per contenere l’opportuna quantità di prodotti.

Qualora non fosse così, la rottura di stock potrebbe diventare un problema ricorrente, con ripercussioni particolarmente importanti per l’impresa.

Può risultare utile eseguire un’analisi ABC che, classificando i prodotti per importanza in termini di impatto sul fatturato, suggerisce a quali di essi dedicare maggior spazio nel deposito.

Prestare attenzione alla domanda

Un altro accorgimento è dedicare attenzione alla domanda dei prodotti, facendo previsioni.

Ciò va eseguito specialmente nel caso del lancio di un nuovo articolo e quando viene avviata una campagna pubblicitaria: situazioni in cui la richiesta aumenta e il rischio di non avere abbastanza disponibilità per soddisfarla è più alto.

Allo stesso tempo, durante un evento promozionale, diventa più complesso avere un monitoraggio completo degli articoli non inclusi nella specifica campagna. Per quest’ultimi, aumenta quindi il rischio di out of stock.

Gestire in modo adeguato la movimentazione delle merci

Il magazzino dovrebbe contenere al suo interno gli opportuni macchinari per garantire una movimentazione ottimale di merci e materiali.

Ciò permette di effettuare repentinamente le operazioni di stoccaggio, rifornire in maniera adeguata gli scaffali, predisporre puntualmente i prodotti da spedire e contenere i tempi di attesa tra un passaggio e l’altro.

Un aspetto particolarmente rilevante è quello legato alle operazioni di carico e scarico del magazzino.

I movimenti in entrata o di carico del magazzino comprendono i materiali che fanno il loro ingresso nel magazzino. Rientrano nella categoria i beni acquistati, i resi dai clienti, i prodotti di produzione interna, ecc.

Fanno invece parte dei movimenti in uscita o di scarico del magazzino: le merci che escono da essi per andare verso altre destinazioni.

Una corretta registrazione del carico e scarico di magazzino permette di gestire al meglio le scorte, ottenendo una situazione attendibile e sempre aggiornata della disponibilità di ogni articolo in magazzino, e di procedere in modo tempestivo al riordino della merce.

Questa operazione risulta quindi essenziale per prevenire l’out of stock.

Il valore aggiunto di un software gestionale di magazzino

Un software gestionale di magazzino, come Danea Easyfatt, di gestire al meglio le scorte ed evitare la rottura di stock.

Un programma considerato ottimale è pensato per semplificare e automatizzare il flusso operativo. È infatti in grado di supportare mansioni quali:

• Monitoraggio delle scorte. Si ha una situazione aggiornata in tempo reale e che descrive puntualmente la quantità di scorte in giacenza regolare, in arrivo, esaurite, sotto il livello di sicurezza o da riordinare.
• Gestione della scorta minima: impostando un livello di scorta minima del prodotto, ci si potrà accorgere immediatamente di quando esso sta per esaurirsi, per riordinarlo in modo tempestivo ed evitare che diventi out of stock.
• Stime predittive. Il programma, sulla base dei dati di carico e scarico e utilizzando modelli statistici, restituisce le date indicative in cui il prodotto non sarà più disponibile e si dovrà riordinare. Permette quindi di muoversi in maniera proattiva in termini di approvvigionamento;
• Riordino dei prodotti: in pochi clic è possibile inoltrare l’ordine ai fornitori direttamente dal software.

Un gestionale per magazzino si rivela dunque uno strumento strategico per prevenire la rottura di stock, agendo sulle cause che lo provocano.