Fattura elettronica errata: cosa fare in caso di annullamento o modifica – la Guida Danea

Gli errori purtroppo accadono. C’è poco da fare. L’arrivo della fatturazione elettronica ha portato a galla molti errori che storicamente imprese e professionisti commettevano (fatture senza codici fiscali, fatture a p.iva errate o chiuse, aliquote IVA  errate…).

La domanda che sorge spontanea, e da cui nasce questa guida, è: cosa fare in caso di fattura elettronica errata?

Per utilità qui trovi un comodo menu tematico:

2 Regole base prima di procedere

Prima di fornire la risposta è fondamentale avere in mente 2 semplici regole:

• Una fattura elettronica inviata e non scartata si considera emessa e non più modificabile. Si renderà quindi necessario emettere una nota di variazione (nota di credito o nota di debito).
• Una fattura “Non consegnata” è comunque valida!
  In caso di mancata consegna (Codice Destinatario 0000000/non specificato oppure problemi di consegna telematica), la fattura si considera ugualmente emessa ma non consegnata al cliente, pertanto il cliente dovrà scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (vedi sotto).
  Il fornitore è tenuto ad informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel cassetto fiscale.

Leggi anche: Invio fattura elettronica: novità sui termini di emissione e data di registrazione

Errori e il percorso della fattura elettronica

Per rispondere alla domanda “cosa fare in caso di fattura elettronica errata?” ci baseremo sul percorso di una fattura elettronica:

1. La fattura viene creata ed emessa (non ancora inviata). Cosa fare in caso di errore prima dell’invio?
2. La fattura è stata inviata allo SdI (Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). Cosa fare in caso di errore subito dopo l’invio?
3. Lo SdI può prendersi fino a 5 giorni per:
   • accettare la fattura;
   • scartare la fattura con motivazione. Cosa fare in caso di scarto da parte dello SdI?
4. Lo SdI dopo aver accettato la fattura la inoltra al destinatario e questa compirà differenti percorsi a seconda che sia stata inviata a:
   • un soggetto privato (P.Iva) o un consumatore (soggetto privo di P.IVA come i cittadini o i condomini), vai al percorso e alle istruzioni in caso di errore;
   • un ufficio PA (pubblica amministrazione), vai al percorso e alle istruzioni in caso di errore.

Fattura elettronica errata non ancora inviata

Questo è sicuramente il caso più semplice. Una fattura elettronica errata che non sia ancora stata inviata al SdI è infatti tranquillamente modificabile ed inviabile con il medesimo numero.

Fattura elettronica errata inviata al Sistema d’Interscambio (SdI)

Ricorda la regola numero 1:

Una fattura elettronica inviata e non scartata si considera emessa e non più modificabile. Si renderà quindi necessario emettere una nota di variazione (nota d’accredito o nota d’addebito).

Se sei consapevole di aver inviato una fattura errata allo SdI attendi che venga accettata o scartata in modo da sapere come agire.

Ricorda: l’accettazione o lo scarto della fattura elettronica da parte dello SdI può richiedere fino a 5 giorni.

Fattura elettronica errata e scartata dal Sistema d’Interscambio (SdI)

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Lo SdI, in caso di scarto della fattura elettronica, risponde con una notifica riportante la natura dell’errore. Il contenuto della notifica purtroppo non è sempre immediatamente comprensibile, riferendosi a un codice errore tecnico. La notifica inoltre non contiene indicazioni sul da farsi per rimediare all’errore.

I migliori gestionali, come Danea Easyfatt o Fatture in Cloud, gestiscono queste notifiche fornendo anche i dettagli per semplificare il processo di correzione.

In caso di scarto da parte dello SdI la soluzione è semplice: si potrà modificare la medesima fattura e inviarla corretta con la stessa numerazione.

Ecco allora l’elenco degli errori più comuni ed i suggerimenti per correggerli:

• Errore 00305 fattura elettronica “IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido”
  La P.IVA o il codice fiscale del cliente non è corretto.
  Soluzione: Contattare il cliente per avere i dati corretti.
• Errore 00311 fattura elettronica “CodiceDestinatario non valido”
  Soluzione: Contattare il cliente per avere il giusto codice destinatario.
• Errore 00400 fattura elettronica “Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura”
  L’errore si presenta solitamente quando la fattura ha un’impostazione Iva non corretta. (quasi sempre riconducibile all’applicazione del Reverse Charge).
  Soluzione: Correggere le impostazioni dell’Iva.
• Errori 00404 e 00409 fattura elettronica
  I 2 errori si riferiscono rispettivamente a: “Fattura duplicata” e “Fattura duplicata nel lotto”. Si sta trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata.
  Soluzione: Si dovrà modificare la fattura attribuendole un nuovo numero!

Esistono poi altri errori meno frequenti. Un elenco completo e aggiornato di controlli ed errori è sempre disponibile sul sito fatturapa.gov: https://www.fatturapa.gov.it/it/sistemainterscambio/controlli-ed-errori/

Fattura elettronica errata verso soggetti privati, consumatori o condomini accettata del Sistema d’Interscambio (SdI)

lo SdI effettua principalmente controlli formali ed eventualmente scarta la fattura con una giustificazione ben precisa.

IMPORTANTE:
I clienti consumatori possono non avere né codice destinatario né Pec, in tal caso va specificato il codice destinatario 0000000 e il cliente riceverà il documento nel proprio cassetto fiscale. Al cliente consumatore andrà comunque fornita anche una copia cartacea o Pdf del documento.

Lo SdI, come se fosse un postino, una volta accettata la fattura:

1. come prima cosa la salverà nel cassetto fiscale del cliente;
   NB: In data 15/1/2019 l’AdE ha chiarito che, a seguito dell’interlocuzione tra Entrate e Garante della privacy, la consultazione delle fatture elettroniche da parte dei consumatori sull’area riservata del sito delle Entrate sarà possibile solo dal mese di luglio.
2. se il cliente ha configurato un indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) preferito nel cassetto fiscale, lo SdI inoltrerà la fattura a questo indirizzo (ignorando qualsiasi indicazione in fattura)
3. se il cliente NON ha configurato un indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) preferito nel cassetto fiscale, lo SdI inoltrerà la fattura all’indirizzo telematico (diverso da 0000000) contenuto nella fattura.
   NB: Se NON c’è un indirizzo telematico in fattura o l’indirizzo è 0000000, questa sarà accessibile al cliente solo nel cassetto fiscale.

Quando una fattura non viene scartata dallo SdI, si considera emessa e non più modificabile. Sarà quindi necessario emettere una nota di variazione (nota d’accredito o nota d’addebito).

Solitamente si ritiene più semplice e veloce emettere una nota d’accredito a storno totale della fattura errata ed emettere quindi la una nuova fattura corretta.

Quando NON emettere nota di credito

Vi sono alcune tipologie di errore in fattura per i quali è preferibile non emettere note d’accredito per la correzione:

• IBAN diverso o errato da quello del conto sul quale si vuole ricevere il pagamento;
• errori nei campi “facoltativi” della FE, quali il numero d’ordine o i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali;
• indirizzo Pec o codice destinatario errato: la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è considerata emessa e valida. L’obbligo dell’emittente nel caso specifico è solo quello di avvertire il proprio cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

In questi casi, si consiglia di informare tempestivamente per iscritto (mail, Pec, raccomandata) il cliente circa l’errore conservando la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

Per approfondimento, si consiglia anche la lettura dell’articolo sulla nota di credito.

Fattura elettronica errata e notifica di rifiuto da parte dell’ufficio PA

Anche quando tutti i controlli da parte del Sistema di Interscambio vanno per il meglio resta la possibilità che lo scarto arrivi dall’ufficio della Pubblica Amministrazione a cui la fattura è destinata.

L’ufficio PA destinatario comunica l’errore con vari metodi ed in vari momenti:

1. Rifiuto attraverso la “Notifica di esito” negativa: in questo caso il rifiuto viene comunicato al trasmittente direttamente da SdI con il dettaglio dell’errore.
2. Rifiuto successivo all’accettazione o decorrenza dei termini: l’ufficio PA dopo aver accettato la fattura, in maniera “implicita” (per decorrenza dei termini, ovvero trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo) , oppure “esplicita” (con notifica di esito positiva), potrebbe rendersi conto di un errore e contattare in modo diretto il trasmittente (via pec, telefono o simili) con la richiesta di una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica).

Cosa deve fare il trasmittente nei due casi sopracitati?

1 – Rifiuto attraverso la “Notifica di esito” negativa

Nel caso in cui si riceva una Notifica di esito negativo da parte dell’ufficio PA destinatario tramite SdI si dovrà procedere alla correzione e reinvio della fattura elettronica errata mantenendo stessa data e numero.

2 – Rifiuto successivo all’accettazione o alla decorrenza dei termini

Può capitare che l’ufficio PA destinatario si renda conto di un errore nella fattura dopo l’accettazione (implicita o esplicita) e contatti in modo diretto il trasmittente (via pec, telefono o simili) con la richiesta di una nota di credito con fattura elettronica.

In questo caso la procedura migliore da seguire per una rapida soluzione sarà:

1. Emettere una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica) a storno totale della fattura elettronica errata;
2. Riemettere la nuova fattura elettronica con le correzioni richieste.

Sono stati segnalati casi di Uffici PA che contattano direttamente il trasmittente per errori in fattura elettronica senza aver inviato “Notifica di esito” (positivo o negativo) e senza che i 15 giorni di decorrenza termini siano scaduti: in questi casi è necessario comunicare all’ufficio PA che il trasmittente non può fare nulla finché l’ufficio non risponderà con “Notifica di esito” o i 15 giorni non saranno scaduti.