Gestione condominio: obblighi, doveri e strumenti per l’amministratore

La gestione del condominio è fondamentale per la corretta manutenzione dello stabile, oltre che per il quieto vivere degli inquilini che lo abitano.

Tale attività viene perlopiù svolta dall’amministratore di condominio, un professionista che ricopre un ruolo molto importante nella gestione dei beni comuni.

Non a caso, il legislatore è intervenuto più volte negli ultimi decenni per disciplinare in maniera sempre più puntuale e aggiornata tale figura professionale, arrivando a definire con precisione in che modo questa può contribuire alla migliore gestione del condominio mediante un approccio professionale e competente.

Cosa s’intende con gestione del condominio? A quali obblighi, doveri e compiti è sottoposta la figura dell’amministratore? E con quali strumenti ci si può occupare delle varie attività: meglio Excel, oppure un software per la gestione condominio? Nell’articolo risolveremo questi e altri dubbi, comuni soprattutto a chi si accinge a diventare professionista nell’amministrazione condominiale.

Cos’è la gestione di condominio e chi se ne occupa?

Con il termine gestione di condominio si intendono in generale tutte le attività, procedure, pratiche e responsabilità necessarie per il corretto funzionamento di un condominio, in quanto edificio e come luogo in cui convivono persone.

La gestione condominiale solitamente affidata a un amministratore di condominio, un professionista specializzato in tale attività.

Vi sono però alcune eccezioni, come ad esempio nel “condominio minimo”, con meno di otto condòmini, in cui non sussiste l’obbligo di nomina dell’amministratore e la gestione può essere svolta da un condòmino facente funzione.

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Amministratore di condominio: chi lo può fare e come lo si diventa?

Per diventare amministratore di condominio è innanzitutto necessario rispettare quanto disposto dall’art. 71 bis disp.att.ve c.c., la norma che indica i requisiti fondamentali per la nomina.

I requisiti, che devono sussistere sia al momento della nomina e per tutto lo svolgimento dell’incarico, prevedono che possano svolgere l’incarico di amministratore di condominio coloro che:

1. a) hanno il godimento dei diritti civili;
2. b) non sono stati condannati per delitti contro la pubblica amministrazione, l’amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio o per ogni altro delitto non colposo per il quale la legge commina la pena della reclusione non inferiore, nel minimo, a due anni e, nel massimo, a cinque anni;
3. c) non sono stati sottoposti a misure di prevenzione divenute definitive, salvo che non sia intervenuta la riabilitazione;
4. d) non sono interdetti o inabilitati;
5. e) hanno un nome che non risulta annotato nell’elenco dei protesti cambiari;
6. f) hanno conseguito il diploma di scuola secondaria di secondo grado;
7. g) hanno frequentato un corso di formazione iniziale e svolgono attività di formazione periodica in materia di amministrazione condominiale.

I requisiti di cui ai punti f) e g) non si applicano, tuttavia, se l’amministratore è nominato fra i condomini dello stabile.

Scopri di più nella guida “Come diventare amministratore di condominio” >

Quali sono i compiti dell’amministratore di condominio?

È lo stesso legislatore che nel Codice civile, e, per l’esattezza, agli artt. 1129 e ss. c.c, elenca quali siano i compiti dell’amministratore del condominio.

Tra i più importanti, in modo non esaustivo, ricordiamo:

• curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale, che contiene le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento;
• curare la tenuta del registro dei verbali di assemblea condominiale, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità;
• eseguire le deliberazioni dell’assemblea e convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale di cui all’art. 1130 bis c.c.
• curare l’osservanza del regolamento di condominio;
• disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo tale che ne sia assicurato il migliore godimento a ciascuno dei condomini;
• riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni.

Quali sono gli obblighi dell’amministratore?

È sempre l’art. 1129 c.c. a esporre quali siano i principali obblighi dell’amministratore.

In particolare, ricordiamo che, contestualmente all’accettazione della nomina e a ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore è tenuto a comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri del condominio e i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuita visione, ottenendo anche – con rimborso della spesa – una copia da lui firmata.

Tra gli altri obblighi del professionista, anche la necessità di adeguare i massimali della polizza nel caso in cui nel periodo del suo incarico l’assemblea deliberi lavori straordinari. L’adeguamento non deve però essere inferiore all’importo di spesa deliberato e deve essere effettuato contestualmente all’inizio dei lavori.

Altra necessità prioritaria da parte dell’amministratore è il transito di tutte le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, e quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio. Ogni condomino può domandare all’amministratore di prenderne visione ed estrarre copia.

Infine, alla cessazione del suo incarico professionale, l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini, oltre che eseguire le attività urgenti al fine di evitare i pregiudizi agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi.

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Gestione del condominio: quali attività prevede?

Come sopra abbiamo già avuto modo di anticipare e sintetizzare, l’amministratore condominiale si occupa in vari modi di garantire il buon funzionamento del condominio.

Le sue responsabilità e attività riguardano diversi ambiti, che riassumiamo nei prossimi paragrafi.

1. Gestione della contabilità condominiale

Nella gestione contabile di un condominio rientrano diverse mansioni, tra cui:

• registrazione di entrate e uscite,
• redazione del bilancio di condominio consuntivo annuale e del rendiconto delle spese,
• conservazione della documentazione fiscale relativa alle spese condominiali,
• cura della tenuta del libro dei conti e del registro di anagrafe condominiale.

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2. Gestione fiscale

La gestione fiscale riguarda l’adempimento degli obblighi fiscali del condominio, come:

• il versamento delle imposte,
• il rilascio delle certificazioni ai condòmini per le detrazioni d’imposta IRPEF sui lavori eseguiti nel condominio,
• la presentazione dei modelli CU e 770 per le ritenute d’acconto operate nei confronti dei fornitori che hanno prestato la propria opera nel condominio.

3. Gestione di incassi e pagamenti

La gestione di incassi e pagamenti consiste principalmente nelle seguenti attività:

• riscossione delle quote condominiali,
• effettuazione dei pagamenti a fornitori e creditori del condominio,
• gestione dei conti bancari e postali del condominio,
• redazione delle distinte di ripartizione delle spese condominiali.

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4. Gestione dei rapporti con i condòmini

La gestione dei rapporti con i condòmini, ossia con gli abitanti del condominio, è fondamentale per garantire il quieto vivere e lo svolgimento tanto delle operazioni di routine quanto di quelle straordinarie.

Per svolgere al meglio tale compito, l’amministratore è chiamato a curare le comunicazioni con i condòmini, fornendo loro informazioni sulle attività condominiali e sulle spese sostenute.

Inoltre, è tenuto alla convocazione delle assemblee condominiali, con la redazione dei verbali e l’esecuzione delle delibere.

Infine, è importante che l’amministratore sia in grado di operare per risolvere le controversie tra condòmini.

5. Gestione dei rapporti con i fornitori

Per il corretto funzionamento dello stabile, è altrettanto importante è la gestione dei rapporti con i fornitori di condominio.

Bisogna innanzitutto attuare la selezione dei fornitori per i servizi condominiali (pulizia, manutenzione, giardinaggio, ecc.), chiedendo e valutando e dei preventivi di spesa e stipulando i contratti con i fornitori.

Risulta poi necessario gestire il rapporto nel suo svolgimento, tramite la richiesta e monitoraggio degli interventi, il controllo delle fatture dei fornitori e loro pagamento.

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Le attività fin qui esposte e classificate nella “gestione di condominio” non rappresentano un elenco esaustivo, che quindi potrebbe continuare ancora a lungo.

Strumenti per la gestione del condominio: meglio Excel o un software?

Gestire i molteplici compiti e le notevoli responsabilità che abbiamo visto fin qui arduo, se non impossibile, senza l’ausilio di uno o più strumenti di lavoro.

Molti amministratori ricorrono a un software per fogli di calcolo, tra cui il più noto è Microsoft Excel. Si tratta di uno strumento economico e di facile accesso, che può essere facilmente popolato con dati e formule.

Nonostante i suoi vantaggi, presenta tuttavia diversi limiti e rischi, che lo rendono inadatto alla complessità della gestione condominiale.

Ad esempio, con Excel:

• la gestione degli adempimenti fiscali e dei pagamenti è manuale, per questo motivo lenta e suscettibile di errori;
• la gestione delle assemblee è complicata e poco efficiente, soprattutto quando vi è un elevato numero di partecipanti e in particolare nella gestione delle presenze e nella redazione dei verbali;
• la gestione delle comunicazioni con condòmini e fornitori è impossibile;
• la sicurezza dei dati è scarsa, in quanto vi è un elevato rischio della loro perdita o compromissione a seguito della cancellazione o danneggiamento dei file dei fogli di calcolo, oppure dei dispositivi su cui questi vengono salvati.

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Inoltre, se in cloud, garantisce la sicurezza dei dati, in quanto sempre integri e archiviati su server sicuri ed è accessibile anche da smartphone e tablet.

In conclusione, la gestione di un condominio comporta una serie di responsabilità e obblighi per l’amministratore di condominio che vanno ben oltre la semplice gestione delle risorse comuni.

Dalla contabilità alla comunicazione con i condòmini e i fornitori, ogni aspetto richiede attenzione e competenza. Utilizzare strumenti adeguati può facilitare notevolmente queste attività e contribuire a una gestione più efficiente e organizzata del condominio