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Come fare riunioni di lavoro efficaci aumentandone il valore

Come fare riunioni di lavoro efficaci aumentandone il valore

L’efficacia delle riunioni dipende in larga misura anche dall’atteggiamento dei partecipanti. Alcuni spunti per affrontarle al meglio e non sprecare ottime occasioni di confronto

 

Proviamo per un attimo a pensare a quanto tempo spendiamo incontrandoci con altre persone per prendere qualche decisione insieme, o per tenerci aggiornati a vicenda. Riunioni di condominio, riunioni familiari, riunioni di lavoro, riunioni tra amici, riunioni tra genitori, e così via. Questo genere di incontri sono così comuni nelle nostre vite, e così frequenti, che sarebbe un grosso peccato trasformarli in momenti in cui non si riesce a prendere una decisione, o si finisce per non contribuire in modo adeguato.

La verità è che la riunione è uno strumento eccezionale per gestire sia il lavoro che la vita privata, purché sia efficace e non dispersiva. Abbiamo già parlato di come organizzare e fare riunioni di lavoro efficaci, infatti ora vogliamo spostare l’attenzione su quello che possiamo fare in prima persona per trasformare la riunione di lavoro in uno strumento che generi valore. Si può contribuire a rendere una riunione virtuosa in modi che nemmeno immaginiamo, anche solo con un sorriso.

Ci focalizzeremo sulle riunioni aziendali, ma questo non toglie che gli spunti che stiamo per dare possano essere applicati a tutte le altre tipologie di riunioni che affollano le nostre vite.

Un’assenza giustificata

Non è detto che dobbiamo per forza di cose partecipare a ogni riunione che viene organizzata in azienda. Anzi, qualche volta possiamo permetterci non essere presenti, specialmente se sentiamo che non possiamo contribuire all’incontro, o se abbiamo poco tempo. Essere selettivi riguardo a quali riunioni partecipare ci aiuta a concentrare il nostro tempo e le nostre energie su quelle in cui possiamo veramente offrire qualcosa, o su quelle che ci riguardano da vicino.

Quando siamo invitati a una riunione in cui, dentro di noi, sentiamo di non avere abbastanza esperienza o conoscenze per contribuire in modo attivo, meglio chiedere spiegazioni sui motivi del nostro invito, esprimere all’organizzatore i nostri dubbi e magari essere sostituiti da una persona più adatta agli scopi della riunione stessa. Quando invece è il tempo a mancare, meglio chiedere se possiamo essere presenti solo durante le parti della riunione che ci riguardano. Se questo non è possibile, per poter contribuire alla riunione pur non partecipando, possiamo chiedere all’organizzatore se possiamo spedire via email i nostri punti di vista sulla questione (o richieste, dubbi, perplessità, a seconda del caso).

Uscire dalle abitudini

Le abitudini incidono in profondità nella nostra vita, sia nel bene che nel male. Talvolta l’abitudine può diventare un’acerrima nemica delle riunioni che si svolgono a cadenza fissa nella stessa stanza o alla stessa ora. Questo genere di abitudini possono rubare energia e togliere l’entusiasmo ai partecipanti, che si ritrovano a vivere una giornata fac-simile a oltranza. In casi come questi l’idea che può dare una sferzata di vitalità è quella di cambiare lo scenario delle riunioni.

Il cambiamento del luogo può rivitalizzare il gruppo, dare una rinfrescata alle nostre prospettive e riportarci verso un modo di pensare più positivo. Potremmo persino considerare di organizzare la riunione in una caffetteria, oppure lanciarci in un walking meeting, ovvero una riunione in movimento. Piccolo appunto del caso: se durante la riunione dobbiamo parlare di argomenti privati, è meglio non farlo in un luogo pubblico.

Fare i compiti per casa

Un’ottima idea è quella di farsi dare con un po’ di anticipo l’agenda della riunione in modo da sapere prima quali saranno gli argomenti che affronteremo tutti insieme. Questo ci permette di farci un’idea chiara a riguardo e anche di prepararci, informarci, e di scrivere qualche domanda da porre ai presenti.

Possiamo farci dare anche una lista degli altri partecipanti, per capire chi sono e come mai saranno presenti. Questo ci permette di ipotizzare che tipo di contributo il gruppo si aspetta da noi, quindi possiamo prepararci con anticipo, trovando materiali adatti o esempi pratici, senza essere colti alla sprovvista durante la riunione.

Scoprire il proprio ruolo

In ogni riunione a cui partecipiamo abbiamo un ruolo, ed è fondamentale capirlo prima di iniziarla. I ruoli che possiamo giocare sono molti e vari, per esempio, possiamo essere la persona che presenta un qualcosa (un prodotto, un caso, un’idea, un problema), oppure la persona a cui spetta il compito di criticarla, o ancora possiamo essere di supporto a un’altra persona a cui spetta uno degli altri ruoli. Quando non abbiamo chiaro quale sarà il nostro ruolo nella riunione che ci attende, possiamo crearne uno.

Per esempio possiamo proporci come aiuto agli altri partecipanti, chiedendo con anticipo se c’è qualche compito che possiamo svolgere per loro, per supportare i loro punti, qualche ricerca da fare, e altre piccole cose, persino offrirci per fare il caffè ai presenti. L’importante è essere (e sentirsi) utili in qualche modo.

Mettere in campo i nostri punti di forza

Ognuno di noi è bravo a fare qualcosa, o meglio, è più bravo a fare qualcosa rispetto a qualcos’altro. Se siamo delle persone estroverse e brave nella dialettica, ci sentiremmo a nostro agio nel parlare e nel tenere viva la discussione tra le parti.

Se invece siamo più introversi, il nostro punto di forza potrebbe essere l’offrire al gruppo uno sguardo più riflessivo e oculato. Al di là dei nostri punti di forza, l’importante è saperli mettere in campo utilizzando l’abilità di ascoltare gli altri, e quindi comprendere davvero quello che stanno dicendo, cosa che non è sempre così scontata e immediata.

Far sentire la propria voce

Non c’è bisogno di essere l’organizzatore o il moderatore della riunione per fare in modo che tutti i partecipanti vengano ascoltati. In una riunione davvero efficace si condividono prospettive diverse, e si discute. Quando ci accorgiamo che qualcuno viene ignorato o interrotto sistematicamente, possiamo riportare l’attenzione verso di lui semplicemente dicendo “Scusami, Tizio, cosa stavi dicendo?”.

Quando qualcuno afferma un concetto o presenta un’idea che ci piace, diciamolo, senza vergognarci e senza paura di sembrare inopportuni. Il sentirsi liberi di poter commentare ed esprimere la propria opinione fa sentire il gruppo più compatto e unito, trasformando l’atmosfera in qualcosa di inclusivo e aperto.

Andare oltre le parole

Tendiamo a sottovalutare la potenza del linguaggio non verbale. Invece il nostro corpo, e il modo in cui lo usiamo, possono fare la differenza. Lo stare seduti composti, con le braccia sciolte, guardare negli occhi e sorridendo alla persona che sta parlando, dimostra che siamo aperti a nuove idee e disponibili all’ascolto.

Quindi la persona che parla si sente supportata e incoraggiata a parlare. Se ci comportiamo in questo modo anche gli altri partecipanti lo noteranno e se decideranno di seguire l’esempio, verrà a crearsi un clima positivo e costruttivo, rendendo la riunione più fruttuosa. Se invece il nostro corpo rispecchia una persona svogliata, poco attenta a quello che viene detto (magari con il mano il telefono), gli altri partecipanti implicitamente capiranno che non vorremmo essere lì in quel momento, quindi l’energia della stanza si abbassa e la produttività scende vorticosamente.

Prendere appunti

Possiamo aggiungere valore alle nostre riunioni persino quando si sono concluse. Prendendo degli appunti accurati riguardo ciò che viene detto durante il meeting, possiamo fare una sorta di riassunto di ciò che è stato discusso e fare alcune considerazioni personali. Possiamo addirittura decidere di condividere con gli altri partecipanti (e con gli eventuali assenti) quello che abbiamo scritto, in modo da fissare i punti più importanti anche nella memoria dei nostri colleghi e collaboratori.

Grazie a questi accorgimenti possiamo trasformare ogni riunione della nostra vita in un’opportunità per aggiungere valore in prima persona. Come abbiamo visto, a volte bastano piccoli accorgimenti, e forse un pizzico di impegno in più, per vedere trasformare una riunione lunga e dispersiva, in un’occasione di crescita per tutti i partecipanti.

Alvise

Classe 83. Trevigiano di nascita ma Internettiano d’adozione. Non ho ricordi di casa mia senza un computer. La prima volta che ho messo piede sul web avevo 12 anni, Google ancora non esisteva e ci volevano ...

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