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Organizzare il lavoro in ufficio: dritte di gestione del tempo e delle attività

Ottimizzare la gestione delle attività, e l’ambiente di lavoro, per ridurre al minimo gli sprechi di tempo e aumentare la concentrazione

 

Come organizzare il lavoro in ufficio per ottimizzare le ore a disposizione? Ecco una serie di pratici consigli da seguire ogni giorno nell’ambiente professionale: 7 suggerimenti pensati apposta per ridurre ai minimi termini gli sprechi di tempo!

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#1- Scegliere una gestione dei pagamenti automatizzata

Se l’obiettivo è risparmiare tempo in ufficio, si consiglia di optare per una gestione dei pagamenti automatizzata piuttosto che manuale. Tale abitudine dovrebbe riguardare indistintamente bollette, rate di un prestito, affitti, canone telefonico e, più in generale, tutte le spese da sostenere con regolarità.

Dotarsi di un software di fatturazione e gestione finanziaria (prima nota e pagamenti), che permetta di registrare i movimenti e archiviare allegando la documentazione e le fatture ai pagamenti e quindi allo scadenzario è sicuramente un primo enorme passo avanti.

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#2- Migliorare organizzazione, fatturazione e pagamenti per i rapporti con i collaboratori esterni più stretti

Organizzare il lavoro in ufficio significa ottimizzare anche i rapporti con i collaboratori esterni; con tutti i professionisti e partner con cui lavoriamo e che portano in qualche modo valore alla nostra attività.

Uno dei rapporti fondamentali di ogni attività è quello con il commercialista. La consulenza del commercialista ci aiuta a impostare la rotta per la nostra impresa, a leggere la strada, a fare scelte gestionali e a gestire la complessa mole di obblighi e oneri contabili e fiscali. Velocizzare e semplificare la collaborazione significa permettere al professionista di dare il meglio concentrandosi, nel tempo a noi dedicato, alle attività più efficaci.

Come ottimizzare questo rapporto? Usando ad esempio un software gestionale e permettendo per esempio al commercialista l’accesso ai propri dati contabili in tempo reale, oppure spedendo via e-mail tutte le fatture e documenti esportati dal software gestionale. Così facendo si riducono, oltre che le perdite di tempo, anche le probabilità di commettere degli errori.

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#3- Programmare le attività

Quando si presentano delle attività che devono necessariamente essere gestite in maniera periodica, bisogna cercare di svolgerle per blocchi, dedicando a esse momenti specifici della settimana.

Questo potrebbe essere il caso di cose come i pagamenti dei fornitori: anche se gli stessi mandano le fatture in diversi frangenti del mese, per evitare di doversi connettere all’home banking in continuazione, effettuare tutti i saldi in un giorno prestabilito può aiutare.

Imparare a gestire il proprio tempo e le priorità è fondamentale.

Leggi anche: Produttività del lavoro e gestione del tempo per il business – la guida Danea

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#4- Rispondere alle e-mail solo in determinate fasce orarie

Per organizzare il lavoro in ufficio bisogna anche imparare a staccarsi dai messaggi di posta elettronica. Capita spesso infatti che i professionisti risultino meno produttivi a causa delle continue interruzioni delle e-mail.

Per evitare situazioni del genere, è opportuno scegliere al massimo un paio di momenti al giorno in cui rispondere alle richieste. Nel resto del tempo il servizio va sospeso e, per dare comunque assistenza al pubblico, si può creare all’interno del proprio sito web una pagina contenente le risposte alle domande più frequenti. Qui gli utenti avranno modo di trovare soluzioni alternative in attesa di un riscontro diretto.

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#5- Gestire le comunicazioni con il pubblico

Ridurre gli sprechi di tempo è più semplice quando si riescono a gestire in maniera corretta le comunicazioni rivolte ai propri clienti. Le newsletters in questo giocano un ruolo fondamentale, perché permettono di fornire qualsiasi informazione con rapidità. Si suggerisce di spedire le e-mail con una frequenza sensata, includendo argomenti di interesse comune che facciano risparmiare telefonate e ulteriori richieste di chiarimento

La scelta degli strumenti per l’invio delle newsletter è poi particolarmente delicata. Mai e poi mai si dovrebbe usare una normale casella di posta elettronica optando piuttosto per servizi professionali come quelli forniti da piattaforme come MailUp o Mailchimp.

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#6- Spegni tutti i dispositivi che ti distraggono

Smartphone, tablet, wi-fi e affini hanno un ruolo centrale nella vita di tutti i giorni. Sia in ambito privato, che lavorativo.

Bisogna prestare attenzione a non esserne sopraffatti. Possono essere fonte di distrazione e portare all’interruzione del regolare flusso di lavoro. Le continue notifiche dai social, dalle app di messaggistica, dalle chiamate, etc., non consentono di raggiungere il livello di concentrazione necessaria.

È consigliabile, dunque, spegnere tutto ciò che non è strettamente connesso alle attività da svolgere. In questo modo si può dedicare il giusto tempo al lavoro, al processo creativo e al proprio business.

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#7- Abbandona l’idea di poter essere multitasking

Tralasciando l’eccezione rappresentata da alcune super mamme, per noi comuni mortali non vi è possibilità di essere multitasking. Il nostro cervello non è strutturato per poter gestire in modo efficiente più di un processo alla volta.

Provando a seguire più attività nello stesso momento si rischia di incorrere in sprechi di tempo. Non si gode di sufficiente concentrazione, con il pericolo di dover rivedere il lavoro fatto dall’inizio per porre rimedio ad errori e refusi.

Meglio dedicarsi a singole attività, con la certezza di lavorare nel modo più consono e non dover ripartire da capo.

Leggi anche: Essere multitasking fa bene? Le ricerche dicono NO


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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