Gestione di magazzino e logistica nell’E-commerce: la guida in 15 punti

Ogni commerciante di ogni e-commerce deve prima o poi affrontare la dura realtà della gestione magazzino e dell’organizzazione logistica dello shop online: la gestione degli ordini, il controllo di scorte di sicurezza, giacenze e riordini, l’inventario, il carico e scarico di magazzino, ecc…

C’è sempre qualcosa da controllare e da fare nella gestione di un e-commerce, ecco quindi una pratica guida in punti per migliorare la gestione magazzino del tuo negozio online.

#01 – Utilizzare i dati per pianificare in anticipo

Quando si parla di logistica e-commerce, uno delle prime necessità è sempre quella di avere a magazzino il giusto livello di scorte dei prodotti (né troppe, né troppo poche). L’unico modo per farlo è analizzare i dati storici.

Due sono i passi fondamentali:

• Controllare l’andamento degli ordini per singolo prodotto nell’ultimo anno. Identificare i picchi e i cali della domanda, suddividendo le cifre in volumi giornalieri, mensili e trimestrali per stabilire in quali periodi avrai bisogno di alzare le scorte a magazzino e quando potrai invece abbassarle.
• Identificare la potenziale crescita della domanda dei vari prodotti analizzando l’andamento anno su anno e cercando di “leggere” il trend dettato dalla richiesta dei clienti, ad esempio correlando i dati del tuo shop con l’andamento dei volumi di ricerca delle parole chiave relative al singolo prodotto.

Tutto questo è possibile applicarlo a tutto il materiale di impacchettamento e invio della merce.

#02 – Gestire i livelli di scorte di sicurezza

Una buona gestione e-commerce e delle scorte deriva anche dalla capacità di saper impostare dei livelli minimi di scorte. Per riuscire in questo, chiediti:

• quanto tempo serve per rimpiazzare un prodotto sotto-scorta?
• i livelli di sicurezza attuali possono sopportare una potenziale impennata della domanda?

#03 – Prendere in considerazione la conservazione delle scorte fuori sede

Quando un negozio online cresce può trovarsi nella condizione di avere richieste impegnative da soddisfare in zone geografiche specifiche. Stringere accordi di stoccaggio e distribuzione con realtà più vicine ai mercati difficili da raggiungere può essere un’ottima soluzione.

Questo permette di ridurre costi e tempistiche di stoccaggio, trasporto e consegna, fornendo un servizio di maggior valore alla clientela. Un esempio famoso in risposta di questi bisogni è il servizio Fullfilment di Amazon.

#04 – Organizzare al meglio gli spazi del magazzino

Per organizzare al meglio gli spazi del magazzino è necessario posizionare i prodotti più richiesti in modo tale da poterli raggiungere con estrema facilità: fare buon uso di tutto lo spazio disponibile per lo stoccaggio e collocare nelle zone scomode solo gli articoli meno popolari.

#05 –  Prevedere l’assunzione di personale durante i periodi più caotici

Storicamente si rileva che la maggioranza degli e-commerce B2C generano mediamente il 40% del fatturato totale annuo nel periodo natalizio. Questo si traduce spesso in una mole enorme di lavoro in più in un periodo di tempo ristretto, innalzando probabilità di errori e carenze gestionali.

Assumere personale per i periodi caldi può essere la chiave per sopperire agli eventuali problemi.

Attenzione: visto che per reclutare e formare nuove risorse serve un certo quantitativo di tempo, è consigliabile iniziare la ricerca dei collaboratori qualche mese prima (per esempio, a ottobre-novembre per dicembre-gennaio).

#06 – Utilizzare software professionali per la gestione magazzino

Grazie all’evoluzione delle tecnologie, oggi sono disponibili dei programmi di gestione magazzino semplici e intuitivi che permettono di gestirlo in tempo reale, riducendo gli errori ai minimi termini. Quando si sceglie un software per il magazzino è necessario accertarsi che gestisca almeno:

• codici a barre e lettori;
• tracciabilità dei prodotti (lotti e scadenze oppure la gestione taglie e colori);
• scorte, giacenze e riordini;
• inventario.

#07 – Rifornirsi subito quando un prodotto esaurisce

Idealmente, non dovresti mai arrivare ad esaurire un articolo rischiando di perdere vendite, ricavi e magari un cliente. Rifornirsi con tempestività è fondamentale.

Se però dovesse accadere, prendi in considerazione di:

• segnalare tempestivamente l’esaurimento del prodotto a sito e rassicurare sulla sua disponibilità a breve termine;
• ricordarti di riaprire ordini e spedizioni non appena questo torna disponibile contattando possibilmente i clienti che lo avevano richiesto o che storicamente l’avevano acquistato più volte;
• rivedere le tue politiche di gestione delle scorte di sicurezza per il prodotto.

#08 – Controllare il magazzino ciclicamente

Una corretta gestione del magazzino dell’e-commerce deve prevedere check periodici (settimanali o mensili) dell’inventario. Questo permette di mantenere allineata la situazione reale a quella del gestionale e abbattere possibili errori di conteggio o potenziali negatività.

NB: incaricare sempre lo stesso collaboratore può velocizzare le attività di verifica.

#09 – Evitare l’accumulo di scorte in magazzino

Una buona gestione logistica dell’e-commerce deriva anche dalla capacità di evitare gli eccessivi accumuli di scorte in magazzino: queste, oltre a comportare costi inutili, occupano spazio che potrebbe essere destinato a prodotti più richiesti.

Per ottimizzare la gestione del deposito, si consiglia quindi di verificare in modo ciclico le politiche di scorta dei vari articoli per disporre sempre del giusto quantitativo di merce.

Leggi anche: Analisi ABC: cos’è, a cosa serve e come usarla nella gestione di magazzino

#10 – Aggiornare continuamente movimenti e operazioni

Spesso si pensa che tralasciare la registrazione di un’operazione rimandandola faccia risparmiare tempo. Niente di più sbagliato.

Registrare immediatamente anche le più banali movimentazioni di magazzino aiuta a creare i presupposti di una gestione sempre precisa riducendo possibilità di errori e incomprensioni. Un esempio pratico? Negozio fisico che vende anche online. Un cliente arriva in negozio all’ora di punta per acquistare 5 pezzi del prodotto Y.

Per fare prima il commesso non scarica subito il magazzino per ricordarsene solo 2 ore dopo. Nel frattempo dallo shop online è giunto un ordine per 3 pezzi del prodotto Y ma tecnicamente in magazzino ne restano solo 2 pezzi. Il risparmio di pochi secondi ha generato un costo di gestione dell’ordine online e probabilmente un cliente scontento.

#11 – Tenere sempre informata la propria clientela

Partendo dal presupposto che i clienti vogliono essere sempre informati sullo stato dei loro ordini (dall’acquisto online alla consegna), affinché sia possibile garantire una buona comunicazione, è necessario utilizzare sistemi che forniscano tutti i dati in tempo reale (ricezione pagamento, invio merce e consegna prodotto). Offrendo ai consumatori l’opportunità di monitorare costantemente le spedizioni, si aumenta il livello di fidelizzazione.

#12 – Automatizzare i processi di gestione e-commerce

La gestione magazzino, per quanto centrale, è solo una parte delle attività gestionali dietro a un e-commerce. Scegliere un gestionale completo e integrato con il tuo e-commerce ti permette non solo di migliorarne la gestione logistica ma anche di velocizzare e migliorare buona parte delle attività amministrative connesse: gestione della fatturazione, registrazione dei corrispettivi, gestione della prima nota e dei flussi di cassa e analisi business.

#13 – Conoscere le tendenze e gli eventi stagionali

Nella corretta gestione e-commerce, è importante conoscere tutte le tendenze e gli eventi stagionali che, in qualche modo, possono incidere sulle abitudini di acquisto del target. Natale, l’inizio dell’anno scolastico, San Valentino… per esempio, possono creare forti impennate della domanda di prodotti specifici ed essere momenti cruciali per il business.

#14 – Prendere in considerazione la possibilità di vendere su webstore come Amazon

Molto spesso si pensa all’apertura di un negozio online concentrandosi sullo store sul sito di proprietà e senza prendere in considerazione di aprire una “filiale” su piattaforme come Amazon o eBay. Gli e-commercianti che colgono l’occasione di poter vendere tramite questi marketplace hanno la possibilità di veder incrementare sensibilmente il proprio giro d’affari e poter aumentare la rotazione dei prodotti a magazzino.

Leggi anche: Vendere su Amazon: la guida per cominciare

Leggi anche: Come aprire un negozio eBay

#15 – Saper essere pignoli ma al contempo creativi

Una buona gestione del magazzino richiede grande precisione e spesso pignoleria. Assicurarsi che ogni movimento di ogni prodotto sia documentato, che le zone di carico e scarico siano sempre libere, che l’ordine dei prodotti a scaffale sia impeccabile e la continua analisi e ottimizzazione sia garantita è un lavoro che richiede molta dedizione.

Spesso però è nel momento del bisogno che la creatività può fare la differenza. Sarà la creatività a risolvere problemi improvvisi o situazioni complesse di logistica, soprattutto nelle realtà più piccole e dinamiche dove non tutto può essere previsto o gestito attraverso protocolli.

Photo credit: Sebastiaan ter Burg – cc.