Gestione di magazzino e logistica nell’e-commerce: la guida in 15 punti

Ogni gestore di e-commerce si trova inevitabilmente a confrontarsi con le complessità della gestione del magazzino e dell’organizzazione logistica del proprio shop online: la gestione degli ordini, il controllo delle scorte di sicurezza, delle giacenze e dei riordini, l’inventario, il carico e scarico della merce, e molto altro.

Vi è sempre una serie di attività da monitorare e implementare nella gestione di un e-commerce.

Di seguito, ti proponiamo una guida pratica e puntuale per ottimizzare la gestione del magazzino del tuo negozio online, anche con l’aiuto di programmi per la gestione del magazzino adatti anche all’e-commerce.

Utilizza i dati per una pianificazione preventiva

Nel contesto della logistica e-commerce, una delle priorità fondamentali è mantenere il livello appropriato di scorte dei prodotti a magazzino (evitando sia eccessi che carenze).

L’unico approccio efficace per conseguire questo obiettivo è l’analisi dei dati storici.

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Due passaggi chiave sono indispensabili:

• Analizza l’andamento degli ordini per ciascun prodotto nell’ultimo anno. Identifica i periodi di picco e di calo della domanda, suddividendo i dati in volumi giornalieri, mensili e trimestrali. Questo ti consentirà di stabilire quando sarà necessario incrementare le scorte a magazzino e quando potrai ridurle.
• Identifica la potenziale crescita della domanda dei vari prodotti esaminando l’andamento annuale. Cerca di interpretare il trend dettato dalle richieste dei clienti, ad esempio correlando i dati del tuo shop con l’andamento dei volumi di ricerca delle parole chiave relative al singolo prodotto.

Questi principi sono applicabili anche alla gestione del materiale di imballaggio e spedizione della merce.

Gestisci i livelli delle scorte di sicurezza

Una gestione efficace del tuo e-commerce e delle scorte deriva anche dalla capacità di definire livelli minimi di scorte. Per raggiungere questo scopo, ti invitiamo a considerare:

• Quanto tempo è necessario per il riassortimento di un prodotto sottoscorta?
• I livelli di sicurezza attuali sono sufficienti per sostenere una potenziale impennata della domanda?

Leggi di più sulle scorte di sicurezza.

Valuta la conservazione delle scorte fuori sede

Quando un negozio online si espande, potresti trovarti a gestire richieste significative in specifiche aree geografiche.

Stringere accordi di stoccaggio e distribuzione con realtà logistiche più prossime ai mercati difficili da raggiungere può rivelarsi una soluzione ottimale.

Questo approccio ti permetterà di ridurre i costi e i tempi di stoccaggio, trasporto e consegna, fornendo un servizio di maggiore valore alla tua clientela. Un esempio notorio di risposta a queste esigenze è il servizio di Fulfillment di Amazon.

Ottimizza l’organizzazione degli spazi del magazzino

Per organizzare al meglio gli spazi del magazzino, è fondamentale posizionare i prodotti più richiesti in modo che siano facilmente accessibili.

Sfrutta in modo intelligente tutto lo spazio disponibile per lo stoccaggio, collocando nelle aree meno comode solo gli articoli con minore movimentazione.

Prevedi l’assunzione di personale nei periodi di maggior carico

Storicamente, si osserva che la maggior parte degli e-commerce B2C generano mediamente il 40% del fatturato annuo complessivo durante il periodo natalizio.

Ciò si traduce spesso in un notevole aumento del volume di lavoro in un lasso di tempo ristretto, accrescendo la probabilità di errori e inefficienze gestionali.

L’assunzione di personale aggiuntivo per i periodi di maggior intensità può essere un fattore determinante per affrontare eventuali criticità.

Dato che il reclutamento e la formazione di nuove risorse richiedono un certo periodo di tempo, ti consigliamo di avviare la ricerca dei collaboratori con qualche mese di anticipo (ad esempio, a ottobre-novembre per il periodo dicembre-gennaio).

Utilizza software professionali per la gestione del magazzino

Grazie all’evoluzione tecnologica, oggi sono disponibili programmi di gestione magazzino intuitivi e semplici, come Danea Easyfatt, che permettono di gestirlo in tempo reale, minimizzando gli errori.

Quando scegli un software per il magazzino, è imprescindibile assicurarti che gestisca almeno:

• codici a barre e relativi lettori,
• la tracciabilità dei prodotti (lotti e scadenze, o la gestione di taglie e colori);
• scorte, giacenze e riordini,
• l’inventario,
• i documenti di trasporto.

Scopri cos’è il ddt (documento di trasporto) e come si compila.

Provvedi al rifornimento immediato in caso di esaurimento del prodotto

Idealmente, non dovresti mai arrivare a esaurire un articolo, per non rischiare di perdere vendite, ricavi e potenzialmente un cliente. Rifornirsi con tempestività è cruciale.

Qualora, tuttavia, si verificasse tale situazione, ti suggeriamo di:

• segnalare prontamente l’esaurimento del prodotto sul sito e rassicurare sulla sua imminente disponibilità;
• ricordare di riaprire gli ordini e le spedizioni non appena l’articolo torna disponibile, contattando possibilmente i clienti che lo avevano richiesto o che storicamente lo avevano acquistato più volte;
• rivedere le tue politiche di gestione delle scorte di sicurezza per il prodotto in questione.

Controlla il magazzino ciclicamente

Una corretta gestione del magazzino del tuo e-commerce deve prevedere verifiche periodiche (settimanali o mensili) dell’inventario. Questo ti permette di mantenere allineata la situazione reale a quella del gestionale e di ridurre eventuali errori di conteggio o potenziali discordanze.

Incaricare sempre lo stesso collaboratore può accelerare le attività di verifica.

Scopri cos’è e come si fa l’inventario di magazzino.

Evita l’accumulo eccessivo di scorte in magazzino

Una gestione logistica efficace del tuo e-commerce si basa anche sulla capacità di evitare l’eccessivo accumulo di scorte in magazzino: queste, oltre a generare costi superflui, occupano spazio che potrebbe essere destinato a prodotti con maggiore rotazione.

Per ottimizzare la gestione del deposito, ti consigliamo quindi di verificare ciclicamente le politiche di scorta dei vari articoli, al fine di disporre sempre della giusta quantità di merce.

Aggiorna continuamente movimenti e operazioni

Spesso si crede che omettere la registrazione di un’operazione, rimandandola, possa far risparmiare tempo. Al contrario, questa è una convinzione errata.

Registrare immediatamente anche le movimentazioni di carico e scarico del magazzino più semplici contribuisce a creare le premesse per una gestione sempre precisa, riducendo le probabilità di errori e incomprensioni. Un esempio pratico? Immagina un negozio fisico che opera anche online. Un cliente entra nel negozio nell’ora di punta per acquistare 5 pezzi del prodotto Y.

Per velocizzare, l’addetto non scarica subito il magazzino, ricordandosene solo due ore dopo. Nel frattempo, dallo shop online è pervenuto un ordine per 3 pezzi del prodotto Y, ma tecnicamente in magazzino ne restano solo 2. Il risparmio di pochi secondi ha generato un costo di gestione dell’ordine online e, verosimilmente, un cliente insoddisfatto.

Tieni sempre informata la tua clientela

Partendo dal presupposto che i clienti desiderano essere costantemente informati sullo stato dei loro ordini (dall’acquisto online alla consegna), per garantire una comunicazione efficace, è indispensabile utilizzare sistemi che forniscano tutti i dati in tempo reale (ricezione del pagamento, invio della merce e consegna del prodotto).

Offrendo ai consumatori la possibilità di monitorare costantemente le spedizioni, si eleva il livello di fidelizzazione.

Automatizza i processi di gestione dell’e-commerce

La gestione del magazzino, sebbene centrale, costituisce solo una parte delle attività gestionali sottostanti un e-commerce.

Scegliere un gestionale completo e integrato con il tuo e-commerce ti permette non solo di migliorare la gestione logistica, ma anche di velocizzare e ottimizzare buona parte delle attività amministrative correlate: gestione della fatturazione, registrazione dei corrispettivi, gestione della prima nota e dei flussi di cassa, e analisi del business.

Conosci le tendenze e gli eventi stagionali

Nella corretta gestione del tuo e-commerce, è importante conoscere tutte le tendenze e gli eventi stagionali che, in qualche modo, possono influenzare le abitudini di acquisto del tuo target.

Il Natale, l’inizio dell’anno scolastico, San Valentino, ad esempio, possono generare significative impennate della domanda di prodotti specifici e rappresentare momenti cruciali per il tuo business.

Valuta la possibilità di vendere su marketplace come Amazon

Molto spesso si pensa all’apertura di un negozio online concentrandosi esclusivamente sullo store di proprietà, senza considerare l’opportunità di aprire una “filiale” su piattaforme come Amazon o eBay. Gli e-commercianti che colgono l’occasione di vendere tramite questi marketplace hanno la possibilità di incrementare sensibilmente il proprio volume d’affari e di aumentare la rotazione dei prodotti in magazzino.

Leggi anche: Vendere su Amazon: la guida per cominciare
Leggi anche: Come aprire un negozio eBay

Utilizza metodicità, ma al contempo creatività

Una gestione efficace del magazzino richiede grande precisione e, spesso, meticolosità.

Assicurarsi che ogni movimento di ogni prodotto sia documentato, che le aree di carico e scarico siano sempre libere, che l’ordine dei prodotti a scaffale sia impeccabile e che l’analisi e l’ottimizzazione continue siano garantite è un compito che richiede notevole dedizione.

Tuttavia, è spesso nel momento del bisogno che la creatività può fare la differenza.

Sarà la creatività a risolvere problemi imprevisti o situazioni logistiche complesse, specialmente nelle realtà più piccole e dinamiche, dove non tutto può essere previsto o gestito tramite protocolli rigidi.