Fax virtuale o tradizionale? Vantaggi e svantaggi

Fax virtuale o tradizionale? Analisi tra vantaggi e svantaggi a confronto

Il fax, sin dalla sua nascita, ha avuto grande diffusione sia in ambito professionale che privato. Negli ultimi anni, grazie all’evoluzione delle tecnologie a disposizione, è nato anche il fax virtuale. Mettiamo a confronto i due strumenti valutandone pro e contro

Il fax è uno strumento che ha avuto una grandissima diffusione all’interno di aziende, scuole e studi professionali; anche molti privati hanno scelto di utilizzare il fax nella vita quotidiana. Consente, infatti, di inviare con facilità documenti cartacei; per procedere è necessario disporre di una linea telefonica abilitata al servizio. Un vantaggio non indifferente, rispetto alle email (ad eccezione delle PEC), è anche quello di godere di un maggiore riconoscimento a livello giuridico.

Negli ultimi anni, la diffusione esponenziale della tecnologia, in modo particolare di dispositivi quali Pc portatili, smartphone e tablet, ha portato allo sviluppo del fax virtuale, che consente di inviare fax online.

Il funzionamento è molto semplice, in quanto all’utente viene richiesto semplicemente di creare un messaggio e di allegare a quest’ultimo il documento da spedire. Se il formato normalmente utilizzato per l’allegato è il Pdf, è possibile optare anche per documenti in Word o jpg, senza che si manifesti alcun problema in termini di leggibilità del testo. Successivamente, è la stessa società che si occupa del servizio ad inviare il fax online; una volta che l’operazione sarà completata l’utente riceverà una notifica di avvenuta spedizione.

Tale strumento rappresenta un’alternativa a metà strada tra il fax cartaceo e i classici allegati alle email. Ad ogni modo occorre considerare che diverse aziende, ancora oggi, sono legate ai fax tradizionali; questo ha portato realtà pienamente automatizzate a mantenere aperto tale canale di comunicazione.

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I principali vantaggi del fax online

Inviare fax online rappresenta una soluzione sicuramente più economica rispetto ai fax tradizionali, oltre che maggiormente attenta all’aspetto ecologico. L’invio dei documenti avviene attraverso una connessione internet, e non richiede l’impiego di un terminale fisico da affiancare ad un Pc. Inoltre, un aspetto da non sottovalutare è il fatto che un fax online non obbliga chi ne fa uso a predisporre delle linee dedicate.

L’utente non si trova più costretto a fare i conti con seccanti problemi di ricezione, carta inceppata, toner esaurito e ad altri inconvenienti legati a possibili guasti della linea che rendono inaffidabile, in diversi casi, il fax tradizionale. Questo in quanto il fax online è basato sull’invio e la ricezione della documentazione mediante posta elettronica. Chi ha intenzione di inviare un fax, sia verso numeri nazionali che internazionali, dovrà unicamente affidarsi ad un operatore, allegando il documento ad un’email.

Questa procedura, a sua volta, elimina i costi connessi all’archiviazione, in quanto è sufficiente creare degli degli archivi digitali per conservare nel tempo i documenti.

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Minori costi e facilità di consultazione dei documenti

Dal punto di vista economico, con il fax virtuale è garantito un risparmio di inchiostro e, di conseguenza, di toner, visto che il destinatario non è obbligato a stampare la documentazione ricevuta per poterla visualizzare. Inviare fax da Pc significa ricorrere alla stampa solo per un numero limitato di documenti; in questo modo nel lungo periodo si ottiene anche un risparmio di carta, inchiostro (i toner di stampa), energia elettrica e chiaramente tempo!

In un fax tradizionale, la linea telefonica dedicata comporta il pagamento di un costo determinato dall’installazione dell’apparecchio del fax, dalle spese per l’attivazione del servizio e dalla presenza di un abbonamento mensile. Online, invece, sono offerti diversi servizi per inviare fax da Pc, se non gratuitamente, a canoni estremamente bassi (legati all’ottenimento di una numerazione fissa).

Le offerte delle aziende che operano nel mercato dei servizi di fax virtuale rendono possibile la consultazione dell’elenco dei fax inviati (e in invio), oltre a quelli ricevuti. Alcuni operatori ricorrono anche a servizi SMS, per mezzo dei quali l’utente ha la possibilità di ricevere un messaggio sul proprio smartphone all’arrivo di un nuovo fax.

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Il risparmio di tempo assicurato da un fax virtuale

Meritano di essere sottolineati anche i vantaggi “di mobilità” nell’inviare i fax da Pc. Gli utenti che scelgono di affidarsi ad un fax tradizionale sono costretti a sostare nelle vicinanze del fax fino all’arrivo del documento atteso. Solo in questo modo, infatti, viene garantita la privacy.

Con il fax online, invece, è possibile ricevere un fax in qualsiasi momento, unicamente avendo con sé un dispositivo che permetta di accedere alla casella di posta elettronica. Questo, automaticamente, assicura una maggiore riservatezza e, al contempo, un risparmio di tempo. Oltre a non dover più attendere accanto all’apparecchio, si evitano anche problemi di invio causati da una linea poco affidabile.

In alcuni casi viene lasciata l’opportunità di inviare fax virtuali a diverse persone contemporaneamente, associando l’invio a più indirizzi email. Il risparmio di tempo è evidente anche nella mancanza di interventi per l’installazione della linea (operazione che può arrivare a richiedere 10 giorni nel caso del fax tradizionale), e alle manutenzioni periodiche della stessa.

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Inviare fax online: operazione sicura e affidabile

Un aspetto di fondamentale importanza per chi lavora abitualmente con il Pc è rappresentato dalla sicurezza. I virus sono ormai divenuti una minaccia costante, e vengono trasmessi anche attraverso uno strumento apparentemente sicuro come l’email.

Un altro pericolo è costituito dal furto di informazioni, che può essere perpetrato ai danni di ignari utenti. Fortunatamente, i fax inviati via email vengono crittografati; in questo modo risultano impossibili da decifrare da parte degli hackers.

Diversi operatori mettono a disposizione servizi di archiviazione che consentono di salvare i fax online inviati in un determinato periodo (che può raggiungere anche i 24 mesi) e, quando lo si desidera, di scaricarli sul proprio Pc (ma anche su uno smartphone o tablet), archiviandoli successivamente in formato digitale. Gli utenti, per una maggiore sicurezza, hanno la possibilità di rimuovere i fax dall’archivio email online, limitandosi a tenere un archivio in locale sul proprio Pc.


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Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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