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Produttività sul lavoro: cinque consigli per fare i passi giusti e non sprecare il tuo tempo

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La produttività è alla base di ogni tipo di business, ma esserne ossessionati è controproducente

 

Che si parli di gestione del tempo o di to-do list, di organizzare le priorità o di non procrastinare compiti e azioni, la parola sulla bocca di tutti è sempre la stessa: produttività.

Certo, cercare di migliorare continuamente i nostri metodi di lavoro, per poter essere sempre più competitivi e poter gestire più progetti e più clienti contemporaneamente è sicuramente importante. Ogni giorno siamo sommersi da articoli, post, video, libri che propongono nuove tecniche per migliorare, velocizzare, ottimizzare, incrementare il nostro lavoro e, di conseguenza, il nostro stile di vita.

In questo mare magnum di informazioni avremo sicuramente modo di trovare qualche spunto interessante, qualche consiglio utile, qualche metodologia che faccia davvero al nostro caso e che, in effetti, ci possa dare una mano a migliorare certi aspetti.
Ma siamo davvero sicuri che non si stia un po’ esagerando?

Il fatto è che la produttività è qualcosa da cui è molto facile farsi prendere la mano e finire in una sorta di dipendenza, un circolo vizioso che ci può portare a concentrare tutte le nostre energie sul processo invece che sul progetto, o, usando una metafora, più sul percorso che sulla destinazione.

Se già il concetto di produttività era un imperativo categorico, ora sta diventando una sorta di psicosi collettiva. Ma il punto è che più si è ossessionati dalla produttività, meno si è produttivi.

Hai paura di cascarci anche tu? Ecco cinque consigli per evitarlo.

1. Non essere impulsivo

“Misura due volte, taglia una volta sola” è il motto di ogni buon falegname. È l’equivalente pragmatico di altri adagi (La notte porta consiglio, La fretta è cattiva consigliera, ecc.), che invitano a prendersi il proprio tempo, a riflettere prima di agire.

L’eccesso di impulsività può essere molto controproducente, ed eventuali conseguenze negative rischiano di essere ancora più pesanti in quanto non ci si è minimamente preparati ad affrontarle. Questo perché, presi dall’urgenza di agire, non abbiamo dedicato il giusto tempo alla pianificazione e alla strategia.

Per quanto possa sembrare difficile, in un mondo in cui l’imperativo pare essere sempre e solo il “Tutto e Subito”, dovremmo sempre prenderci il tempo necessario per porci 3 semplici domande:

  1. In che modo questa decisione condizionerà il mio lavoro?
  2. Vale la pena impiegare tempo ed energie per fare questa determinata cosa?
  3. È davvero la cosa più importante da fare in questo momento?

È ciò che può accadere quando, ad esempio, ci viene proposto un lavoro e lo accettiamo “di default”. Dobbiamo chiederci se l’opportunità che stiamo per cogliere sia davvero rilevante per la nostra attività o per la nostra crescita. L’importante è evitare di intraprendere qualunque tipo di azione senza prima aver definito perché dovremmo compierla.

2. Non cercare di migliorare a tutti i costi ciò che sta già funzionando

I guru della produttività non fanno che ripeterlo: tutto può essere migliorato. Di per sé non è un concetto sbagliato, nessuno afferma il contrario. Ma ricordiamoci anche di un altro detto:

Se non è rotto, non aggiustarlo.

Se ritieni di dover rivedere e migliorare le tue strategie di business, concentrati solo su quelle che non stanno dando i risultati sperati.

Se, ad esempio, stai attirando nuovi clienti utilizzando con successo Facebook, potrebbe sembrare naturale cercare di aumentare la portata del tuo target attraverso altre piattaforme, andando a coprire quanti più canali possibile. In questo modo, però, rischi di togliere risorse ad un canale collaudato e che sta dando dei buoni risultati per tentare la sorte altrove, disperdendo tempo, energie e capitale.

Ricorda il Principio di Pareto, secondo cui l’80% dei risultati è portato dal 20% del lavoro.

Devi quindi trovare qual è il 20% di attività su cui concentrarti per portare il massimo impatto sui risultati.

3. Non intraprendere troppe strategie contemporaneamente

Hai mai provato a cercare su Google “aumentare la produttività”? Pagine e pagine di risultati. Come è possibile poter pensare di leggere, imparare e soprattutto mettere in pratica tutte quelle nozioni? È assurdo poter pensare che ognuno di quei consigli, di quelle tecniche, di quei metodi sia davvero efficace.

Il concetto di produttività si applica a diversi campi di azione, da quello personale a quello organizzativo, da quello strategico a quello economico.

Invece di cercare di migliorare alcuni aspetti di ogni area del tuo business, procedendo, per così dire, a spizzichi e bocconi, seleziona un’area di attività ben specifica, lavora sugli aspetti da ottimizzare, e verifica che ci sia stato un effettivo miglioramento. Cerca di ottenere cambiamenti piccoli ma concreti. Ciò che conta davvero è la qualità dei cambiamenti, non la loro quantità.

4. Porta sempre a termine ciò che hai iniziato

Saltare da un progetto all’altro non darà alcun beneficio al tuo business, anzi molto probabilmente ti porterà a perdere clienti.

L’ossessione per la produttività si nutre del desiderio di ottenere prima possibile gratificazione e risultati. Tutto e subito. Valori come la costanza e la perseveranza non vengono quasi mai menzionati dai guru della produttività, e la capacità di portare a termine le cose in sospeso sembra al giorno d’oggi sempre più rara.

Una volta iniziato un progetto, pensa a portarlo a termine entro i tempi e le modalità concordate con il cliente, e poi passa all’obiettivo successivo.

5. Utilizza gli strumenti giusti

Ipotizziamo che ti piaccia la falegnameria. È solo un hobby, ma sei molto appassionato e impieghi gran parte del tuo tempo a migliorare la tua tecnica. Hai anche un mentore che condivide con te i suoi segreti. Ora che hai finalmente un progetto tutto tuo, pensi di andare in ferramenta e svuotare il negozio comprando qualunque cosa abbiano?

A volte un progetto non parte perché si è indecisi sugli strumenti da utilizzare. Quando ci si trova bloccati in questa sorta di limbo, per inezie di questi tipo, bisogna fermarsi a fare un drastico reality check domandandosi:

“Ho davvero bisogno di questo strumento per fare questa cosa?”.

Di solito basta poco per tornare alla realtà e uscire da questa impasse.

Per il tuo piccolo progetto di falegnameria domestica ti basteranno probabilmente un seghetto a mano, un martello, qualche chiodo e della carta vetrata. Non un tornio, non un traforo, non una sega circolare. Scegli con cura gli strumenti giusti, senza farli diventare più importanti del lavoro che devi eseguire.

Strumenti come to-do list, calendari digitali, sistemi di misurazione del tempo, possono essere indubbiamente utili per la gestione del flusso di lavoro, a patto di utilizzarli in modo mirato e selettivo. Non ha senso utilizzare diversi metodi o strumenti per gestire la stessa cosa. Devi gestire il tuo tempo? Utilizza una timebox o una to-do list. Non entrambe.

La produttività è un concetto fondamentale per qualunque tipo di business, anzi, è alla base del concetto stesso. L’importante è che non diventi un’ossessione, e che non ti distragga dallo svolgimento delle normali attività necessarie al conseguimento dei tuoi obiettivi.

Tieni sempre a mente questi cinque suggerimenti, e potrai mantenerti concentrato sul tuo business con maggiore serenità e migliori risultati.

Stefano

Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...

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