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Riunioni aziendali: come renderle efficaci!

10 Consigli per riunioni aziendali e riunioni di lavoro rapide ed efficaci

Se anche tu vuoi scoprire come strutturare riunioni aziendali che sappiano rivelarsi davvero efficaci, ti consigliamo di prendere subito in considerazione i nostri pratici consigli riportati di seguito, grazie ai quali riuscirai ad ottimizzare al massimo tutte le risorse a disposizione, traendone quanti più vantaggi possibile. Pronto? Cominciamo!

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#1 – Organizza riunioni soltanto in presenza di bisogni reali

Nella stragrande maggior parte dei casi, riunioni troppo lunghe, caotiche e senza scopi precisi, risultano assolutamente inconcludenti perché non riescono quasi mai a dimostrare un livello di efficienza ed efficacia che permetta ai responsabili di contenere i costi ed ai partecipanti di mantenere il giusto livello di attenzione sistemica volta a raggiungere gli obiettivi comuni. Per evitare questo genere di problematiche risulta quindi importante istituire sempre meeting davvero essenziali, durante i quali si trattino argomenti dotati di una concreta rilevanza.

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#2 – Prima della riunione definisci degli obiettivi

Per riuscire in questo devi stabilire in maniera preventiva se necessiti di:

  • incontri con lo staff: ritrovi con periodicità fissa che, di solito, vengono realizzati tra un superiore ed i suoi collaboratori (per es. una volta a settimana per 1-2 ore) per condividere informazioni, analizzare lo stato dei progetti, programmare attività, proporre soluzioni innovative, ecc.;

  • incontri ad hoc: ritrovi nei quali, in genere, si risolvono problemi, imprevisti ed eventuali situazioni di crisi in giorni-orari casuali a seconda delle effettive esigenze.

Una volta compreso il tipo di riunione da coordinare, puoi procedere in modo standard, ottimizzando le singole attività da svolgere (individuazione dei partecipanti, definizione degli aspetti logistici, costituzione dell’ordine del giorno, ecc.) per sprecare meno tempo e risorse possibile.

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#3 – Stila un’agenda della riunione e condividila con chi partecipa

Questo strumento risulta assolutamente essenziale soprattutto per definire in anticipo fattori quali, ad esempio, le tematiche da trattare, le tempistiche di discussione delle singole argomentazioni, ecc. Seguendo l’agenda alla lettera, è possibile dedicare il giusto spazio a tutte le questione ed evitare la trattazione di argomenti non prioritari.

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#4 – Sfrutta a dovere gli strumenti informatici a tua disposizione

Alcune soluzioni come quelle proposte da Google, IBM, Microsoft, ecc. permettono ad organizzatori e partecipanti di una riunione aziendale di ottenere vantaggi concreti identificabili, per esempio, nell’immediata possibilità di:

  • controllare la disponibilità degli invitati;

  • individuare un ambiente in cui trovarsi;

  • specificare gli strumenti necessari (proiettori, lavagne, ecc.);

  • adoperare sistemi di video conferenza;

  • o condividere il materiale con tutti i presenti.

Se scegli di semplificarti l’organizzazione delle riunioni utilizzando questo genere di strumenti, presta comunque attenzione a non creare mai “meeting iper-tech”, perché qualsiasi forma di esagerazione rischia di farti inciampare nel ridicolo.

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#5 – Individua-seleziona con cura i partecipanti

Gli incontri più produttivi sono quelli nei quali le poche persone presenti possono davvero dare un contributo significativo: evita quindi sul nascere tutte le riunioni piene zeppe di partecipanti che non hanno nulla da dire e focalizzati soltanto sulle pedine davvero essenziali.

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#6 – Gestisci il tempo nel modo corretto

Se lo scopo primario del tuo incontro è quello di trattare una serie di argomenti specifici, devi necessariamente stabilire-rispettare delle tempistiche precise da dedicare ad ogni singola tematica: frangenti scanditi che ti permettano di affrontare a dovere un discorso alla volta, senza tralasciare nulla. Oltre a questo, presta grande attenzione anche alle fasi di apertura e chiusura del meeting: nel primo caso accertati che non ci siano ritardatari così da evitare che quanto detto da principio debba poi essere ripetuto nuovamente, mentre nel secondo fai tutto il possibile per trasformare le considerazioni orali in azioni concrete, capaci di garantire riscontri effettivi già nel breve periodo.

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#7 – Prendi in considerazione le opinioni di tutti i partecipanti

Prima di decidere il da farsi su una certa questione, ascolta il parere di tutti i membri presenti alla riunione, lasciando spazio anche e soprattutto ai cosiddetti “pensieri divergenti” dei più creativi, dai quali possono nascere valutazioni, ragionamenti ed idee capaci di sfociare in una serie di intuizioni costruttive, atte a risolvere eventuali problemi o migliorare determinate situazioni.

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#8 – Elimina ogni distrazione

Volente o nolente, una riunione di successo richiede sempre il massimo livello di attenzione da parte dei partecipanti, quindi, se vuoi evitare distrazioni di qualunque genere, chiedi preventivamente ai presenti di spegnere o silenziare tutti i tablet, gli smartphone, i portatili, ecc. In questo modo, oltre ad ottenere un livello di concentrazione maggiore da parte dell’intero gruppo, potrai anche ridurre al massimo le inutili perdite di tempo causate da disattenzioni e ripetizioni varie.

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#9 – Stila un verbale dell’incontro

Una sorta di vero e proprio promemoria da condividere con chi partecipa alla tua riunione, che permetta a tutti di ricordare in modo semplice ed immediato le singole argomentazioni trattate, senza possibilità di perdere alcun concetto importante. A prescindere dal fatto che il verbale venga redatto durante il meeting o subito dopo, deve comunque essere reso immediatamente disponibile agli interessati.

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#10 – Allestisci un ambiente confortevole in cui svolgere il ritrovo

Se vuoi ottenere il massimo livello di attenzione da parte del tuo staff, devi trovare un luogo d’incontro nel quale, oltre ad essere presenti i posti per tutti i partecipanti e gli strumenti necessari (microfoni, proiettori, ecc.), ci siano anche comfort quali, ad esempio, snack e bevande, riscaldamento acceso d’inverno-condizionatore d’estate, ecc.

Queste le nostre 10 regole d’oro per organizzare a dovere riunioni aziendali che sappiano rivelarsi davvero efficaci: momenti d’incontro volti a raggiungere, giorno per giorno, nuovi obiettivi di crescita.

photo credit: geoffeg via photopin cc


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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