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Riunioni di lavoro: 6 consigli da Avinash Kaushik per renderle efficaci

Riunioni di lavoro: come renderle efficaci secondo Avinash Kaushil

Le riunioni di lavoro sono uno strumento utilissimo di confronto e condivisione: Avinash Kaushik ci fornisce 6 consigli per sfruttarle al meglio

 

Le riunioni di lavoro sono una costante in ogni azienda che sia minimamente strutturata, e sono uno strumento tanto utile quanto necessario, a patto che sia efficace. Ed è proprio qui che nascono i problemi. Non sempre le riunioni sono efficaci, e non sempre portano ai risultati sperati.

Secondo Avinash Kaushik, noto imprenditore di origine indiana, autore di best seller sul web marketing, nonché Digital Marketing Evangelist di Google e co-fondatore di Market Motive, in commercio si trovano fin troppi libri su come rendere efficace una riunione. Solo su Amazon ci sono più di 18.000 titoli, e ognuno propone la sua particolare ricetta, ma nessuno di questi sembra essere completo, dato che si concentrano sui requisiti e non su cosa renda davvero una riunione efficace.

Quindi Kaushik ha elaborato la sua personale ricetta che non comprende particolari azioni da svolgere per assicurarsi una riunione proficua, come seguire un’agenda serrata, o intervallare le slide a cinque minuti di discussione. Le sue riunioni aziendali sono efficaci perché si basano su sei “accordi” che i partecipanti sottoscrivono prima dell’inizio del meeting e che si impegnano a rispettare durante tutta la durata.

L’idea è nata un po’ casualmente, se così si può definire, quando prima di una lunga riunione che avrebbe richiesto impegno e discussione strategica, ha deciso insieme al suo team di riempire una lavagna di post-it con quattro affermazioni che avrebbero reso l’incontro il più produttivo possibile.
Dopo la breve discussione che ne è seguita, hanno aggiunto altre due buone idee e si sono impegnati a rispettare questi accordi per tutta la durata della riunione.

Kaushik e i suoi colleghi si sono accorti, dopo aver testato i sei accordi anche in altri meeting, di aver trovato un modo efficace per potenziare le loro riunioni non sporadiche. I sei accordi riguardano l’atteggiamento con cui si affronta l’incontro e non offrono regole rigide da seguire per ottimizzarlo nei suoi punti organizzativi.

Ecco i sei accordi elaborati da Avinash Kaushik:

La riservatezza

L’incontro dovrebbe permettere di sentire che possiamo essere completamente aperti nei confronti degli altri partecipanti, di sentirci sicuri e di essere d’accordo sul fatto che tutto ciò che verrà discusso in quella stanza, rimarrà riservato.

Con un accordo sulla riservatezza della riunione i partecipanti sentiranno di potersi fidare dei presenti. Sicuramente questo accordo funziona meglio con gli incontri non sporadici e avrà bisogno un po’ di tempo per funzionare al 100%, ma è importante indirizzare questo comportamento fin dall’inizio per permettere alle persone che partecipano di sentirsi in uno spazio sicuro.

Parlare in prima persona

Spesso quando usiamo affermazioni in terza persona, come:

“noi pensiamo che questo non sia corretto”

“crediamo che la decisione di Tizio stia nuocendo a tutta l’azienda”

in realtà stiamo cercando di nasconderci dietro ad altre persone, o cerchiamo di dare forza alle nostre idee.

Il secondo accordo, quindi, chiede alle persone di parlare in prima persona, esponendo le proprie idee. In questo modo si è pronti a fare degli esempi per sostenere la propria idea, senza dare voce a gossip, ma dimostrando il proprio impegno nel progetto.

Un passo avanti – Un passo indietro

Il terzo accordo si basa sul fatto che, dopo aver discusso, dibattuto e aver valutato anche le idee più strampalate, il leader dovrà prendere una decisione, non conta se questa arriva dal consenso, da un voto o da una dittatura.

Una volta presa la decisione, indipendentemente dalla fatto che si è d’accordo o meno con quanto stabilito, si è pronti a fare un passo indietro e a impegnarsi per realizzare il progetto comune.

Per questo se ogni partecipante fa un passo avanti per fare una proposta, dovrà dovrà corrispondere un passo indietro delle proposte che non saranno accettate. Senza sabotaggi e polemiche.

Rigidi sulle idee, morbidi sulle persone.

Se partiamo dal presupposto che ogni partecipante sta mettendo in gioco tutte le sue più buone intenzioni, sapremo anche che verranno presentate le migliori idee che avranno, anche se formulate in modo approssimativo. Qualcuna potrebbe presentare dei buchi, delle mancanze, delle imperfezioni, che possono essere corrette o, dove non possibile, scartate.

Occorre quindi essere rigidi e selettivi nell’analizzare le idee che vengono proposte con l’obiettivo di rinforzarle, ma allo stesso tempo rimanere rispettosi nei confronti delle persone che le propongono.

Un esempio pratico:

“la tua idea è davvero buona Caio, ma siamo davvero sicuri che la capacità del condensatore sia sufficiente in situazioni di stress?”

Essere vulnerabili

Essere vulnerabili significa, per Kaushik, esporre le proprie emozioni. Generalmente il mostrarsi vulnerabili, in moltissime culture, viene considerato come un segno di debolezza. Invece è una posizione che richiede coraggio e dimostra una certa consapevolezza di sé. Se scegliamo di essere vulnerabili mostriamo la nostra umanità: come ha dichiarato lo stesso imprenditore “gli umani amano lavorare con altri umani”, perché questo li rende reali, costruisce la fiducia e un livello più profondo di relazione. Tutto questo va a beneficiare alla riunione in termini di produttività.

Agire costantemente

Questo accordo è il più semplice di tutti perché prevede una certa inclinazione all’azione. Ma è anche un impegno alla costanza, sia nell’applicare i valori, sia nell’applicare tutta la “teoria” e trasformarla in “pratica”.

Essere costanti rende le riunioni più produttive e anche quello che accade dopo aver preso le decisioni, perché renderà evidente che si sta lavorando insieme verso un obiettivo comune in modo costante e coordinato.

Alcuni di questi accordi possono risultare impegnativi e difficili da mantenere, ma sarà solo una questione di pratica e di impegno reciproco. Effettivamente se ci soffermiamo a pensare solo un attimo a quanto tempo impieghiamo, specialmente se siamo persone che lavorano sempre in team, chiusi in una stanza in riunione per prendere qualche tipo di decisione, ci possiamo rendere conto di quanto sia importante creare un gruppo di lavoro compatto e orientato all’efficacia.

Elisa

Come sempre mi capita quando mi viene chiesto di parlare di me, mi ritrovo in grande difficoltà. Questo perché le definizioni mi sono sempre andate strette. Quello che posso dire su di me è che sono ...

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