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Riunioni di lavoro e aziendali: come leggere la situazione a un incontro

Riunioni di lavoro e aziendali: come leggere la situazione a un incontro

La comunicazione può essere verbale ed esplicita oppure tacita. Nel corso di una riunione è fondamentale comprendere il secondo tipo di comunicazione, interpretando anche le reazioni dei partecipanti

 

In ogni riunione di lavoro e aziendale come in ogni comunicazione c’è una comunicazione verbale, esplicita, e una invece tacita. È importante riuscire a cogliere e interpretare anche – e soprattutto – il secondo tipo di comunicazione, e le reazioni che manifestano le altre persone che partecipano all’incontro.

Bisogna quindi saper riconoscere alcuni segnali, in modo da poter interpretare ed utilizzare anche la comunicazione non verbale e, se possibile, influenzarla.

La parola all’esperto

Saper leggere tra le righe è una skill fondamentale all’interno dell’ambiente di lavoro – sostiene Annie McKee, Senior Fellow alla University of Pennsylvania e autrice del libro How to Be Happy at Work.

“Devi riuscire a capire gli altri: cosa vogliono, cosa non vogliono, le loro paure, ambizioni, sogni e motivazioni. Serve a costruire la fiducia, e la fiducia è fondamentale per portare a termine qualunque cosa”.

Ma non basta. Devi essere consapevole della tua influenza sugli altri. Citando Karen Dillon, coautrice del libro How Will You Measure Your Life?

“Devi prestare costantemente attenzione a come le altre persone reagiscono e rispondono alle tue parole e alle tue azioni. Per molti è una cosa naturale e intuitiva, per altri è una sfida”.

La buona notizia è che questa capacità può essere appresa. Vediamo in che modo.

Osserva

Il miglior modo per capire che aria tira in una sala riunioni è fare attenzione alle persone, e non soltanto a ciò che dicono. Se fai affidamento unicamente sulle loro parole – dice McKee – vedrai soltanto metà del quadro. Appena messo piede nella stanza devi scansionare in un colpo d’occhio tutti i presenti, facendo attenzione, ad esempio, a chi si è messo vicino a chi, a chi sta sorridendo, a chi invece no, a chi è in piedi, a chi è seduto, e a quanto spazio c’è tra una persona e un’altra.

Cerca di cogliere i piccoli segnali che indicano lo stato d’animo delle persone, osservando attentamente le loro espressioni, la postura, i linguaggio del corpo.

Fai particolare attenzione alle microespressioni come sorrisetti fugaci, sopracciglia alzate, lievi corrugamenti della fronte. Una osservazione attenta ti fornirà le informazioni che ti servono per interpretare le dinamiche di gruppo.

Dillon raccomanda di individuare i role model, per affinare ulteriormente la tua consapevolezza sociale.

“Concentrati sui soggetti che ammiri, isolali dagli altri e osserva come agiscono e come si comportano, e cerca di emularli”.

Controlla quanto parli

Ti sarà meno facile concentrarti sull’osservazione se sei costantemente impegnato a parlare. Devi saper ascoltare. Tieni sempre ben presente quanto tu stia parlando. Che tu sia in una stanza piena di gente, o che ti trovi in un gruppo ristretto, o addirittura che tu stia conversando a tu per tu con un collega, ricordati di prenderti diverse pause.

Ti serviranno per ragionare su quello che sta dicendo l’altra persona e per coglierne i messaggi non verbali. Non limitarti ad aspettare il tuo turno per parlare. Non c’è nessun imbarazzo nel silenzio.

Quando la conversazione si fa più intima, devi assicurarti che il tuo interlocutore percepisca che tu lo stia ascoltando, si senta ascoltato. Sii presente. Sii coinvolto. Mantieni il contatto visivo.

Fai in modo che gli altri percepiscano la tua empatia, che tu li stia ascoltando, che ti stia interessando a loro. Dopo che il tuo interlocutore ha detto qualcosa, parafrasando ciò che ha appena detto dàgli conferma di averlo ascoltato attentamente.

E, allo stesso modo, se l’altra persona non sembra che stia ascoltando cosa stai dicendo, e che non si sia accorta che ti sei rivolta a lei, allora fai una domanda. Usa domande aperte del tipo “Cosa ne pensi?” o “Secondo te, quali conseguenze avrebbe questa cosa di cui sto parlando?” o, ancora, “Hai mai avuto esperienze de genere?”.

Le risposte a questo tipo di domande ti faranno capire cosa sta succedendo.

Interpreta le tue osservazioni

Una volta sintonizzato sulle emozioni e sulle energie delle persone presenti, puoi iniziare ad interpretarle. McKee suggerisce di generare ipotesi multiple su ciò che sta accadendo. Osserva le persone nel gruppo e rifletti sui possibili motivi dei loro stati emozionali individuali e collettivi.

Cosa sta succedendo nella loro vita? E nel loro lavoro? Cosa sai di loro? Se tu non ne sai molto, puoi rischiare di ingannarti, ma puoi comunque avanzare delle ipotesi riguardo a cosa le sta motivando. Considera queste ipotesi come aiuti per empatizzare con le persone.

Allo stesso tempo, cerca di non proiettare le tue emozioni sul gruppo. Tieni le tue emozioni sotto controllo.

Non è facile, è una cosa che necessita di un grande autocontrollo.

Se, ad esempio in sala c’è evidente tensione, fai il possibile per non farti condizionare dalla negatività, e non cedere all’impulso naturale di metterti sulla difensiva o di dimostrarti aggressivo.

Ricordati, inoltre, che le emozioni che percepisci negli altri non sono per forza personali, e che, anzi, probabilmente non hanno nulla a che fare con te.

Verifica le tue ipotesi

Dopo esserti creato un quadro generale della situazione emozionale all’interno della stanza, verifica le tue ipotesi.

Puoi farlo continuando a raccogliere ulteriori informazioni, mantenendoti aperto a osservare, senza farti condizionare da pregiudizi.

Puoi anche parlare direttamente alle persone, in privato.

Quando hai una conversazione a quattr’occhi puoi dire: “Alla riunione ti ho visto corrugare la fronte quando si è parlato del progetto X, tu cosa ne pensi?”. Farlo alla riunione rischia di mettere in difficoltà la persona e il gruppo.

Nella maggior parte dei casi, sostiene McKee, i tuoi collaboratori o partner apprezzeranno che tu abbia notato dettagli del genere. Quando dimostri di fare attenzione alle reazioni e agli stati d’animo di qualcuno, questo percepisce che c’è qualcuno che si interessa e si prende cura di lui.

McKee suggerisce inoltre di confrontarti con un collaboratore fidato, un mentore o un socio, parlando di quello che hai osservato, non in forma di pettegolezzo ma come opportunità di apprendimento.

Ciò che ti interessa è verificare le tue idee con qualcun altro, confrontando le vostre impressioni sul comportamento di un singolo o di un gruppo.

Metti in pratica le tue impressioni

Se nel bel mezzo di una riunione ti accorgi che l’aria si sta facendo tesa, puoi approfittarne per spostare la situazione emotiva che avverti nella stanza. Puoi utilizzare, ad esempio, l’umorismo. Oppure, empatizzare con il gruppo, mettendo le persone a proprio agio. Ciò che è importante è determinare chi nella stanza detiene il “maggior capitale sociale e gerarchico”, e concentrarsi sul portare quella persona dalla tua parte.

Può essere la persona con maggiore anzianità, o quella vicino alla quale gli altri vogliono sedersi. Può essere la persona che facendo la battuta giusta al momento giusto ha l’abilità di smorzare la tensione e alleggerire l’atmosfera.

Tieni d’occhio tutti i segnali positivi – chi sta sorridendo, per esempio – e focalizzati su di loro.

Stefano

Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...

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