DDT di reso a fornitore: cos’è, quando e come si compila

Per registrare il trasferimento di prodotti dal cliente al fornitore in caso di restituzione, è necessaria l’emissione del DDT di reso merce.

Si tratta di un documento obbligatorio e serve a garantire la trasparenza, tracciabilità e conformità normativa durante il processo di restituzione della merce.

Approfondiamo l’argomento, mostrando cos’è, quando si usa e come si realizza un DDT di reso merce, anche con l’ausilio di un programma per compilare DDT.

Primi Passi: il DDT

DDT è un acronimo che sta per Documento Di Trasporto, ed è obbligatorio allegarlo alla merce qualora questa preveda, appunto, che debba essere movimentata e trasportata verso un’altra sede da quella in cui si trova inizialmente.

Che si tratti di vendita o qualsiasi tipo di movimentazione, il DDT non può mancare, pena il rischio di incorrere in sanzioni, oltre a rendere il trasporto merci meno tutelato in caso di incidenti o altri inconvenienti.

Il compito di tale documento è quello di giustificare legalmente lo spostamento dei beni e dichiarare il contenuto del pacco, oltre che tutti i dati fondamentali in merito a cliente e venditore.

Questo serve per avere un quadro completo ed evitare problemi legati a merce assente o errori nel trasporto.

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È importante non solo per quello che rappresenta e per la trasparenza dei dati riportati, ma assume valenza legale e amministrativa. Per questo motivo deve accompagnare la merce lungo tutto il percorso fino alla consegna finale.

Il DDT ha sostituito la bolla di accompagnamento con il D.P.R. 472/96, e delinea oggi uno standard essenziale per la movimentazione delle merci.

L’obbligatorietà è data dal momento in cui vengono svolte attività soggette a IVA e che riguardano tutte le cessioni di beni che comportano un trasporto fisico.

Deve essere compilato in due copie, una da fornire a chi spedisce e una per chi riceve.

Oltre che per il reso della merce al fornitore, il DDT è obbligatorio per potersi avvalere della fatturazione differita e in altri casi di movimentazione di beni a titolo non traslativo della proprietà, come l’invio di beni in conto lavorazione, in deposito, in conto lavorazione o come omaggio.

Leggi la guida generale sul DDT (Documento di Trasporto).

Quando è obbligatorio emettere un DDT di reso merce

Il DDT di reso, ovvero il documento di trasporto per la restituzione delle merci, è essenziale in tutte le situazioni in cui un cliente (cessionario) deve restituire al fornitore (cedente) una partita di prodotti.

Ciò può avvenire per diversi motivi, come nel caso di articoli difettosi, quantitativi errati o merce non conforme alle condizioni pattuite al momento dell’acquisto.

Redigere un DDT di reso è fondamentale non solo per rispettare gli obblighi normativi, ma altresì per garantire una gestione trasparente e precisa del processo di restituzione.

Il documento deve essere compilato in tutte le sue voci prima che il prodotto lasci il punto di partenza e deve accompagnare il pacco fino all’arrivo a destinazione.

Tutto ciò è necessario a certificare la movimentazione dei beni e di offrire una prova valida in caso di eventuali dispute tra le parti coinvolte.

È altresì un modo per documentare in via formale il reso e avere subito a portata di sguardo le informazioni fondamentali per la rimessa in vendita del prodotto, o il suo smaltimento in caso di difetto, facilitando le procedure di inventario.

In questo modo le scorte di magazzino saranno sempre aggiornate, le procedure di controllo del prodotto restituito facilitate e le variazioni, anche in termini contabili, prontamente registrate.

Scopri anche perché e come gestire le scorte di magazzino.

Come compilare un DDT di reso a fornitore

Abbiamo sottolineato più volte, quindi, l’importanza del documento di trasporto in caso di reso, ma come fare un DDT di reso, esattamente? Come deve essere compilato?

Ecco una lista di dati obbligatori da inserire all’interno del documento di trasporto di reso.

• Per iniziare, è necessario inserire i dati del mittente, ovvero l’azienda o l’attività che restituisce la merce. Qui è possibile aggiungere informazioni fondamentali come la ragione sociale, indirizzo e contatti.
• Successivamente si passa ai dati relativi al destinatario, ovvero il fornitore che riceverà la merce che viene restituita. Anche in questo caso le informazioni rilevanti sono nome, indirizzo completo e, se possibile, il codice fiscale o la partita IVA.
• Vanno poi riportati la data e un numero progressivo per identificare univocamente il documento.
• Non si possono poi dimenticare i dettagli della merce restituita: quantità, descrizione, peso e, se pertinente, il numero dei colli. Questi dati servono a identificare con precisione i beni trasportati e aiutano le procedure di magazzino una volta che il prodotto torna al fornitore.
• All’interno del DDT di reso un elemento importante è la causale legata al trasporto, che può essere inserita nella sezione dedicata. In questo caso, suggeriamo di indicare che si tratta di un trasporto finalizzato al reso. È un dato che evita ambiguità e fraintendimenti, perché in questo modo non ci saranno dubbi legati al reso.
• Infine, se si utilizza un vettore per il trasporto, è opportuno indicarne almeno la firma dell’incaricato.

Esempio di DDT di reso

Di seguito un esempio di DDT di reso compilato seguendo le istruzioni fornite nel paragrafo precedente e utilizzando il software gestionale Danea Easyfatt.

Easyfatt, tra le sue funzioni, consente di compilare in modo semplice e rapido i DDT, anche di reso, indicando tutte le informazioni necessarie e inserendo i dati anche tramite l’ausilio di lettori ottici di codice a barre.

Inoltre, permette di generare il DDT da un preventivo in pochi clic, di trasformarlo in fattura e di registrare in automatico dal documento il carico e scarico di magazzino.

Infine, dà la possibilità di stampare e inviare il Documento di Trasporto via mail e di inserire al suo interno un pulsante che, grazie all’integrazione tra Easyfatt e TS Pay, permette al cliente di pagare tramite Carta di Credito/Debito, addebito SDD su c/c.
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L’importanza di affidarsi a un software gestionale

Il Documento di Trasporto (DDT) è un elemento fondamentale per la gestione e il tracciamento delle merci, in fase di vendita, mobilitazione e trasporto.

Compilarlo adeguatamente, prestando attenzione a inserire tutte le informazioni obbligatorie, è essenziale per evitare errori e incomprensioni, oltre che per rispettare la normativa vigente in merito.

Ciò vale anche in caso di reso, con i DDT creati il più delle volte dal fornitore stesso per la restituzione delle merci. L’attenzione, in questo caso, è alta per facilitare le procedure di magazzino all’accoglienza del prodotto.

Di fronte a tali necessità è utile far ricorso a strumenti digitali, come i software gestionali, i quali possono semplificare e velocizzare il processo, riducendo il margine di errore.